Politique
Aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), tous les renseignements versés au dossier d’indemnisation sont considérés comme des renseignements personnels et peuvent être divulgués dans des circonstances limitées, conformément aux diverses exceptions énoncées dans la LAIPVP. Aux termes de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (la Loi), les employeurs ont des obligations et des droits correspondants, pour contrôler et participer raisonnablement au processus d’indemnisation de la Commission. Par conséquent, la Commission est tenue de s’assurer que toutes les divulgations de renseignements personnels aux employeurs, sans exception, sont conformes aux dispositions de la LAIPVP.
Lorsqu’une exception particulière de la LAIPVP permet la divulgation d’un renseignement personnel versé au dossier d’indemnisation, il peut généralement être divulgué aux employeurs verbalement, dans les lettres sur la situation d’un dossier ou dans les lettres de décision du dossier. En l’absence de question en litige soulevée officiellement ou d’une autorité législative précise, les employeurs ne sont généralement pas admissibles à recevoir une copie des documents versés au dossier d’indemnisation.
Si la divulgation de renseignements personnels est permise, l’employé responsable à la Commission prend des mesures pour limiter la divulgation aux renseignements nécessaires pour répondre aux dispositions de la LAIPVP et de la Loi.
But
La présente politique a pour but de décrire et d’expliquer l’autorité législative qui autorise la Commission à divulguer aux employeurs les renseignements versés au dossier d’indemnisation en l’absence de question en litige.
Directives
Il convient de lire la présente politique conjointement avec les documents 21-02-01, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation - Généralités, et 21-02-02, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation (question en litige).
Employeur
Aux fins de la présente politique, le terme « employeur » inclut :
Pour des précisions sur les employeurs réputés, voir le document 12-01-01, Qui est un employeur?
Si vous avez besoin d’aide pour déterminer qui est un employeur successeur, veuillez communiquer avec les Services juridiques de la Commission.
Des règles spéciales s’appliquent à la divulgation des renseignements du dossier d’indemnisation aux employeurs concernés par un transfert des coûts, aux employeurs associés, aux employeurs concernés par un transfert de l’expérience, aux employeurs offrant un placement aux fins du RT et aux employeurs simultanés autres que l’employeur au moment de l’accident. Pour plus de précisions, voir la rubrique « Cas particuliers » ci-dessous.
Références aux travailleurs ou employeurs
Toute mention de travailleurs et(ou) d’employeurs s’entend également des représentants autorisés du travailleur ou de l’employeur ou, si le travailleur est décédé, des représentants personnels autorisés. Pour savoir qui est un représentant autorisé, voir le document 21-02-04, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation aux représentants des travailleurs ou des employeurs.
Documents du dossier non fournis
Les employeurs qui ont le droit d’obtenir des renseignements personnels aux termes de la présente politique peuvent être informés verbalement ou par écrit de la situation d’un dossier. Ils peuvent aussi recevoir des copies de lettres de décisions. Ils n’ont généralement pas le droit d’obtenir une copie des documents qui sont versés au dossier d’indemnisation.
À titre exceptionnel, la Commission peut fournir des copies de documents versés au dossier d’indemnisation, notamment lorsque :
Divulgation aux termes de la LAIPVP
Les exceptions pertinentes prévues par la LAIPVP qui permettent de divulguer aux employeurs des renseignements versés au dossier d’indemnisation peuvent être résumées de la façon suivante :
Consentement
La divulgation est permise si la personne que les renseignements concernent y consent.
Aucun consentement requis
Loi fédérale ou provinciale
La Commission n’a pas besoin du consentement du travailleur pour divulguer des renseignements personnels aux employeurs, lorsque ladite divulgation vise à se conformer aux lois fédérales ou provinciales, y compris à la Loi.
Par exemple, des dispositions particulières de la Loi exigent de la Commission qu’elle fournisse une copie des lettres de décision aux employeurs.
Fins de la collecte de renseignements et fins compatibles
La LAIPVP prévoit une exception particulière pour divulguer aux employeurs des renseignements personnels obtenus indirectement (p. ex. : d’une personne autre que le travailleur) aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou à des fins compatibles.
Lorsque les renseignements peronnels sont obtenus directement du travailleur, leur divulgation aux employeurs est généralement permise dans les cas suivants :
Dans chacun des cas, si la Commission se conforme à une exception expresse de la LAIPVP, elle ne demande pas le consentement du travailleur pour divulguer les renseignements personnels à l’employeur.
Pour plus de précisions sur la collecte, la fin compatible et les attentes raisonnables des travailleurs, voir le document 21-02-01, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation - Généralités.
Exemples de divulgation
Voici des exemples de catégories précises de renseignements versés au dossier d’indemnisation qu’on peut généralement divulguer à l’employeur sans consentement et des exemples de renseignements qu’on ne peut généralement pas divulguer. Ces deux listes ne fournissent toutefois que des lignes directrices d’ordre général et leur application particulière dépend des faits et circonstances de chaque dossier d’indemnisation. Dans tous les cas, il convient de se conformer aux dispositions de la LAIPVP décrites ci-dessus.
Si les circonstances spéciales du cas, la nature particulièrement délicate du renseignement ou des préoccupations relatives à la santé et sécurité d’un particulier mettent en doute la pertinence de la divulgation de renseignements particuliers, il convient de consulter le Bureau de la protection de la vie privée de la Commission avant de divulguer tous renseignements figurant sur l’une ou l’autre des listes..
La divulgation est généralement permise
Admissibilité à des prestations et des services
Gestion continue d’un dossier d’indemnisation
Renseignements sur les paiements et les comptes
Renseignements sur le retour au travail (RT)
Répartition des coûts et renseignements sur le FGTR
REMARQUE
Lorsque la Commission détermine qu’un état préexistant peut avoir prolongé ou causé une lésion reliée au travail, on peut informer l’employeur que le travailleur avait au moment de l’accident qu’il existe des preuves de cet état préexistant, sans toutefois lui indiquer quel est cet état ou lui fournir des précisions. Pour plus de renseignements sur l’incidence des troubles préexistants sur les demandes de prestations, voir le document 14-05-03, Fonds de garantie pour travailleurs réintégrés, le document 15-02-03, Troubles préexistants, et le document 15-02-04, En raison d’une aggravation.
La divulgation n’est généralement pas permise
Voici des exemples de renseignements versés aux dossiers d’indemnisation qui ne peuvent généralement pas être divulgués aux employeurs. Il n’y a qu’une seule exception : lorsque ces renseignements sont nécessaires pour appuyer et expliquer une décision rendue dans une lettre de décision de la Commission.
Admissibilité à des prestations et des services
Gestion continue d’un dossier d’indemnisation
Informations de paiement
Répartition des coûts et renseignements sur le FGTR
REMARQUE
Les renseignements sur le paiement sont généralement placés dans la section « aucun accès » du dossier d’indemnisation. Les employeurs n’ont généralement pas droit de recevoir des renseignements classés dans cette section du dossier d’indemnisation. Il n’y a qu’une seule exception : lorsque ces renseignements sont nécessaires pour une lettre de décision de la Commission. Pour plus de précisions sur des renseignements d’une autre nature, y compris sur la partie du dossier « aucun accès », voir la rubrique « Détermination de la pertinence » dans le document 21-02-02, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation (question en litige).
L’employeur ne peut divulguer les renseignements sur les soins de santé
Aux termes des paragraphes 59 (6) et 181 (3) de la Loi, il est interdit aux employeurs (y compris aux employeurs associés et à ceux concernés par un transfert de l’expérience) et à leurs représentants de divulguer les renseignements sur les soins de santé qu’ils ont obtenus de la Commission sans avoir préalablement éliminé toutes mentions identifiant le travailleur ou un cas donné.
Cas particuliers
Employeurs concernés par un transfert des coûts
En l’absence de question en litige (voir le document 21-02-02, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation [question en litige]), les employeurs concernés par le transfert des coûts ne sont admissibles à recevoir que les renseignements sur la situation d’un dossier leur permettant de comprendre les raisons pour lesquelles les coûts d’indemnisation ont été accumulés. Ces renseignements peuvent généralement comprendre :
Employeurs associés et employeurs concernés par un transfert de l’expérience
En l’absence de question en litige, les employeurs associés et les employeurs concernés par un transfert de l’expérience ne sont admissibles à recevoir que les renseignements versés au dossier d’indemnisation qui leur permettent de comprendre les taux de prime combinés qui leur sont assignés.
Employeurs autres que l’employeur au moment de l’accident
Les employeurs autres que l’employeur au moment de l’accident, p. ex., les employeurs (emplois simultanés) autres que l’employeur au moment de l’accident et les employeurs offrant un placement aux fins du RT, n’ont le droit de recevoir que les renseignements qui peuvent les aider à offrir un travail approprié au travailleur ou à se conformer à leurs obligations aux termes du Code des droits de la personne de l’Ontario ou de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Habituellement, ces renseignements sont limités aux capacités fonctionnelles et aux compétences techniques et polyvalentes du travailleur et à ses besoins ou exigences en matière d’adaptation.
Entrée en vigueur
La présente politique s’applique à toutes les décisions concernant la divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation, rendues le 1er juin 2023 ou après cette date, pour tous les accidents.
Historique du document
Le présent document remplace le document 21-02-03 daté du 9 avril 2021.
Le présent document a été publié antérieurement en tant que :
document 21-02-03 daté du 2 janvier 2020;
document 21-02-03 daté du 2 janvier 2015;
document 21-02-03 daté du 15 juillet 2011;
document 21-02-03 daté du 18 juillet 2008;
document 21-02-03 daté du 1er août 2007;
document 21-02-03 daté du 3 janvier 2006.
Références
Dispositions législatives
Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 47 et 181
Paragraphes 37 (4), 59 (6), 131 (4) et 150 (1)
Loi sur les accidents du travail, L.R.O. 1990, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 42 et 114
Paragraphes 71 (7), 72 (2) et 155 (1)
Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 20, 42 et 43
Paragraphe 21 (1)
Procès-verbal
de la Commission
No 9, le 25 mai 2023, page 617