Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation aux représentants des travailleurs ou des employeurs

Politique

Aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP), tous les renseignements versés au dossier d’indemnisation sont considérés comme des renseignements personnels et peuvent être divulgués dans des circonstances limitées, conformément aux diverses exceptions énoncées dans la LAIPVP. La LAIPVP et la Loi sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail (la Loi) prévoient la divulgation des renseignements personnels aux représentants du travailleur ou de l'employeur lorsque l'autorisation ou la permission du travailleur ou de l'employeur, selon le cas, a été obtenue.

Lorsque l'autorisation a été obtenue et que l'authenticité du représentant ne fait pas de doute, la divulgation au représentant est permise de la même manière qu'elle le serait au travailleur ou à l'employeur.

Par conséquent, dans tous les cas, la Commission doit prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’authenticité de la personne qui demande les renseignements et celle de l’autorisation du travailleur ou de l’employeur avant de divulguer tout renseignement. De telles mesures peuvent aussi consister à :

  • appeler le travailleur, l’employeur ou le représentant et
  • demander un numéro de dossier d’indemnisation, un numéro de compte ou d’autres renseignements.

Il convient de lire la présente politique conjointement avec le document 21-02-01, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation – Généralités.

REMARQUE

Dans la présente politique, les renseignements concernant les représentants des employeurs ne s'appliquent qu'aux représentants des employeurs qui demandent l’accès aux renseignements versés audossier d’indemnisation. Pour des renseignements sur les représentants des employeurs et la divulgation des renseignements concernant le compte d’un employeur, voir le document 21-01-01, Accès aux renseignements concernant l’employeur.

Définitions

Représentant autorisé s’entend de toute personne, entreprise ou organisme qui est titulaire d’un permis en vertu de la Loi sur le Barreau ou en est exempté aux termes de cette loi, et qui a obtenu le consentement écrit du travailleur ou de l'employeur pour le représenter quant à un dossier d'indemnisation de la Commission. De tels représentants comprennent sans toutefois s’y limiter :

  • les avocats;
  • les parajuristes;
  • les représentants syndicaux ou ceux des agents négociateurs;
  • les représentants de Bureau des conseillers des travailleurs ou du Bureau des conseillers des employeurs;
  • les adjoints de circonscription qui travaillent dans les bureaux des députés;
  • les intervenants de la cour autochtones;
  • les services de soutien aux travailleurs blessés;
  • le personnel et les consultants de la Fédération du travail de l’Ontario représentant les membres syndiqués dans des questions d’indemnisation des travailleurs qui relèvent de l’équipe d’intervention d’invalidité professionnelle, y compris leur travail pour représenter les familles des travailleurs décédés.

Représentant officieux s’entend d’un ami ou d’un membre de la famille qui aide la partie du lieu de travail à obtenir des renseignements sur un dossier d’indemnisation, mais qui n’exige pas d’honoraires pour ces services.

Représentant personnel s’entend de quiconque a l’autorité légale pour administrer la succession d’un travailleur décédé, y compris les exécuteurs testamentaires et administrateurs successoraux.

Représentants autorisés

La Commission doit être informée par écrit de l’autorisation concernant les représentants avant que ceux-ci ne reçoivent des renseignements verbaux sur le dossier d’indemnisation, des copies des documents versés au dossier (y compris les lettres de décision de la Commission) ou des renseignements écrits sur la situation de ce dossier. De telles autorisations doivent être signées par le travailleur ou l’employeur, selon le cas.

REMARQUE

Lorsque la Commission émet une lettre de décision dans le cadre d’un dossier d’indemnisation visé par l’autorisation, les représentants autorisés du travailleur et de l’employeur ont le droit d’en recevoir une copie.

À moins d’indication contraire, la Commission présume que l’autorisation du travailleur ou de l’employeur reste valide. Par conséquent, c’est au travailleur ou à l’employeur qu’il incombe d’aviser la Commission pour chaque dossier d’indemnisation si l’autorisation a été annulée ou si un nouveau représentant a été choisi.

Tel qu’indiqué ci-dessous, des directives spéciales s’appliquent lorsque le représentant autorisé est un représentant syndical, un député provincial, un représentant du Bureau des conseillers des travailleurs ou du Bureau des conseillers des employeurs.

Représentants pour plus d’un dossier d’indemnisation

Les travailleurs et employeurs qui désirent qu’un représentant particulier les représente pour tous les dossiers d’indemnisation doivent s’assurer que des autorisations distinctes, écrites et signées sont versées à chaque dossier d’indemnisation. Cette disposition s’applique aussi lorsque la même personne ou entreprise les représente pour tous les dossiers d’indemnisation.

Les renseignements sur le dossier d’indemnisation (verbaux ou écrits) peuvent être divulgués au représentant uniquement si une autorisation écrite et signée est versée au dossier d’indemnisation pour lequel la demande a été faite.

Représentants syndicaux

Les syndicats et leur personnel doivent soumettre des autorisations écrites et signées uniquement lorsqu’ils demandent des copies réelles de documents versés aux dossiers d’indemnisation (y compris les lettres de décision) ou des renseignements écrits sur la situation d’un dossier. Des autorisations distinctes doivent être reçues pour chaque dossier d’indemnisation pour lequel la divulgation des renseignements est demandée.

Lorsque les représentants syndicaux demandent que des renseignements verbaux soient divulgués, ils n’ont qu’à fournir

  • l’assurance verbale de l’autorisation et
  • le numéro du dossier d’indemnisation du travailleur.

REMARQUE

Lorsque la partie pertinente du formulaire 6 (Avis de lésion ou de maladie (travailleur)) est cochée par le travailleur, elle constitue (1) une autorisation permettant à un syndicat de représenter le travailleur auprès de la Commission et (2) un consentement à divulguer verbalement des renseignements sur la situation du dossier d’indemnisation au représentant syndical. Toutefois, avant que des copies réelles de documents versés au dossier puissent être divulguées, la Commission doit recevoir du travailleur une autorisation écrite et signée.

Députés provinciaux et Bureau des conseillers des travailleurs/Bureau des conseillers des employeurs

Les députés provinciaux et leur personnel ainsi que les membres du personnel du Bureau des conseillers des travailleurs ou du Bureau des conseillers des employeurs doivent soumettre une autorisation écrite et signée uniquement lorsqu’ils demandent des copies réelles des documents versés aux dossiers d’indemnisation (y compris les lettres de décision de la Commission) ou des renseignements écrits sur la situation d’un dossier d’indemnisation. Des autorisations distinctes doivent être reçues pour chaque dossier d’indemnisation pour lequel la divulgation des renseignements est demandée.

Lorsque les députés provinciaux et leur personnel ainsi que les membres du personnel du Bureau des conseillers des travailleurs et ceux du Bureau des conseillers des employeurs demandent des renseignements verbaux, ils n’ont qu’à fournir

  • l’assurance verbale de l’autorisation et
  • le numéro du dossier d’indemnisation du travailleur.

Représentants officieux

Les amis ou membres de la famille qui aident un travailleur ou un employeur, sans exiger d’honoraires, relativement à un dossier d’indemnisation, doivent avoir l’autorisation ou la permission du travailleur ou de l’employeur avant que des renseignements puissent leur être divulgués.

La preuve de la permission est généralement fournie lorsque le représentant officieux peut nommer le numéro de dossier d’indemnisation pertinent et/ou répondre à d’autres questions de vérification concernant le dossier d'indemnisation.

Lorsque la permission a clairement été donnée, les représentants officieux peuvent uniquement obtenir des renseignements verbaux sur la situation d’un dossier d’indemnisation. Ils n’ont pas le droit d’obtenir des copies de documents versés au dossier d'indemnisation.

Lorsqu’on n’a pas clairement établi que la permission a été donnée, une autorisation écrite est requise.

REMARQUE

Dans tous les entretiens avec des représentants officieux, la divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation se limite aux renseignements nécessaires pour aider le représentant à régler la ou les questions qui ont donné lieu à la demande.

Représentants personnels

Le représentant personnel d’un travailleur décédé a le droit d’accéder aux renseignements versés au dossier d’indemnisation de la même manière que le travailleur l’aurait eu si la divulgation des renseignements

  • est reliée à l’administration de la succession du travailleur ou
  • satisfait un objectif de la Loi, comme la détermination de l’admissibilité à des prestations des survivants.

Tout représentant personnel désirant l’accès au dossier d'indemnisation d'un travailleur décédé doit établir son autorité légale en fournissant

  • une copie du testament,
  • une lettre de l’avocat qui s’occupe de la succession ou
  • un document officiel équivalent.

Si les décideurs doutent de l’autorité légale du représentant personnel, la Direction des services juridiques de la Commission devrait être contactée.

Pour des précisions sur les limitations particulières du droit d’accès d'un représentant personnel en cas de question en litige, voir le document 21-02-02, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation (question en litige).

Entrée en vigueur

La présente politique s’applique à toutes les décisions concernant la divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation, rendues le 14 octobre 2009 ou après cette date, pour tous les accidents.

Historique du document

Le présent document remplace le document 21-02-04 daté du 20 février 2006.

Le présent document a été publié antérieurement en tant que :
document 21-02-04 daté du 3 janvier 2006;
document 21-02-04 daté du 12 octobre 2004.

Références 

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 57, 58 et 181

Loi sur les accidents du travail, L.R.O. 1990, telle qu’elle a été modifiée
Articles 71 et 114

Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 10, 42 et 43
Alinéa 66 a)

Procès-verbal

de la Commission N° 6, le 18 septembre 2009, page 476