Nous devons obtenir votre consentement avant de communiquer avec vous par courriel dans certains cas.
Courriels des entreprises qui se renseignent sur leur compte
Remplissez le formulaire de consentement aux courriels pour ajouter l’adresse de courriel d’une personne-ressource autorisée dans votre compte, puis envoyez par courriel le formulaire dûment rempli à employeraccounts@wsib.on.ca avec toute demande de renseignements sur le compte que vous pourriez avoir.
Veuillez indiquer votre numéro de compte dans la ligne Objet de tous les courriels que vous nous envoyez.
Autorisation des courriels
Votre entreprise est responsable de la bonne gestion de son consentement à l’échange de renseignements avec nous. Vous devez nous aviser de tout changement et de toute annulation de l’autorisation des courriels en nous envoyant un courriel à employeraccounts@wsib.on.ca ou en nous appelant au 1-800-387-0750.
Seule une personne agissant à titre d’agente autorisée ou d’agent autorisé (c.-à-d. une personne au sein de votre entreprise qui aurait normalement accès aux renseignements devant être divulgués et qui peut les régir) peut autoriser les courriels (c.-à-d. ajouter, vérifier, changer ou supprimer une adresse de courriel) au nom de l’entreprise.
Veuillez consulter notre politique Autorisation des représentants de l’employeur ayant trait aux comptes de l’employeur pour de plus amples renseignements.
Représentation ou accès par une tierce partie
Les entreprises doivent remplir le formulaire Autorisation d’accès aux renseignements concernant le compte de l’entreprise si elles veulent utiliser une tierce partie pour les représenter concernant des questions de compte d’entreprise ou fournir des renseignements liés à l’entreprise à une tierce partie qui ne les représentent pas juridiquement.
Courriels au sujet d’une demande de prestations
Vous pouvez soumettre des formulaires, des lettres et d’autres types de documents reliés à une demande de prestations.
Si vous nous avez donné votre consentement verbal, nous vous enverrons dans certains cas des courriels pour vous faire part des renseignements sur votre demande. Vous ne pourrez pas répondre à ces messages. De plus, seuls les courriels dont l’objet contient la mention « WSIBSecure » sont cryptés.
Renseignez-vous sur les risques
En consentant à communiquer par courriel avec nous, vous reconnaissez que des risques sont associés aux communications par courriel et vous les acceptez. La transmission de renseignements par courriel non crypté présente un certain nombre de risques que vous devez connaître et qui comprennent ce qui suit, sans s’y limiter :
- les communications par courriel de la WSIB ne sont pas cryptées;
- il est impossible de complètement sécuriser la transmission de renseignements sur des réseaux publics malgré des mesures raisonnables pour protéger la sécurité et la confidentialité des communications électroniques;
- les courriels peuvent être distribués, réacheminés ou conservés sous forme de versions imprimées ou de fichiers électroniques;
- l’utilisation de courriels pour discuter de renseignements commerciaux sensibles peut accroître le risque que ces renseignements soient divulgués à des tiers;
- les courriels peuvent être envoyés à la mauvaise adresse et être reçus par les mauvaises personnes ou par des personnes inconnues;
- il est plus facile de falsifier des courriels que des documents écrits à la main ou signés, et il est impossible de vérifier l’identité de la personne qui les a expédiés ou de veiller à ce que seule la personne auxquels ils sont destinés lise le courriel une fois qu’il a été envoyé;
- les courriels peuvent être interceptés, modifiés, réacheminés ou utilisés sans que ces actions soient détectées ou sans autorisation préalable;
- les courriels peuvent être envoyés à la mauvaise adresse et être reçus par les mauvaises personnes ou par des personnes inconnues;
- il peut exister des copies de sécurité d’un courriel même après que la personne l’ayant expédié ou reçu a supprimé sa copie;
- les courriels peuvent servir de preuves devant les tribunaux.
À titre de précaution, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel pour vérifier que les courriels ne sont pas malveillants. Nous ne sommes pas responsables de tout dommage que vous pourriez subir en examinant le contenu des courriels.
Prochaines étapes
Une fois que nous aurons reçu le Formulaire de consentement aux courriels des entreprises ou que la ou le propriétaire aura autorisé les courriels verbalement, nous communiquerons par courriel avec la personne-ressource autorisée à l’adresse électronique fournie, comme demandé.