Politique
Aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP), tous les renseignements versés au dossier d’indemnisation sont considérés comme des renseignements personnels et peuvent être divulgués dans des circonstances limitées, conformément aux diverses exceptions énoncées dans la LAIPVP. Aux termes de la Loi sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail (la Loi), les employeurs ont des obligations et des droits correspondants, pour contrôler et participer raisonnablement au processus d’indemnisation de la Commission. Par conséquent, la Commission est tenue de s’assurer que toutes les divulgations de renseignements personnels aux employeurs, sans exception, sont conformes aux dispositions de la LAIPVP.
Lorsqu’une exception particulière de la LAIPVP permet la divulgation d’un renseignement personnel versé au dossier d'indemnisation, il peut généralement être divulgué aux employeurs verbalement, dans les lettres sur la situation d’un dossier ou dans les lettres de décision du dossier. En l’absence de question en litige soulevée officiellement ou d’une autorisation législative précise, les employeurs ne sont généralement pas admissibles à recevoir une copie des documents versés au dossier d’indemnisation.
Si la divulgation de renseignements personnels est permise, l’employé responsable à la Commission prend des mesures pour limiter la divulgation au renseignement nécessaire, pour répondre aux dispositions de la LAIPVP et de la Loi.
But
La présente politique a pour but de décrire et d'expliquer l'autorité législative qui autorise la Commission à divulguer aux employeurs les renseignements versés au dossier d’indemnisation en l'absence de question en litige.
Directives
Il convient de lire la présente politique conjointement avec le document 21-02-01, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation - Généralités
Question en litige
La présente politique ne s’applique pas lorsqu’il y a une question en litige. Pour plus de précisions sur la divulgation aux employeurs de renseignements versés au dossier d’indemnisation en cas de question en litige, voir le document 21-02-02, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation (question en litige).
Employeur
Aux fins de la présente politique, le terme « employeur » inclut :
Pour des précisions sur les employeurs réputés, consultez le document 12-01-01, Qui est un employeur?Si vous avez besoin d’aide pour déterminer qui est un employeur successeur, veuillez communiquer avec les Services juridiques de la CSPAAT.
Des règles spéciales s’appliquent à la divulgation des renseignements du dossier d’indemnisation aux employeurs concernés par un transfert des coûts, aux employeurs offrant un placement aux fins de la TP et aux employeurs (emplois simultanés) autres que l’employeur au moment de l’accident. Pour plus de précisions, voir la rubrique ci-dessous : Cas particuliers.
Références aux travailleurs ou employeurs
Toute référence aux travailleurs et(ou) employeurs comprend les représentants autorisés du travailleur et de l’employeur ou, si le travailleur est décédé, des représentants personnels autorisés. Pour savoir qui est un représentant autorisé, consultez le document 21-02-04, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation aux représentants des travailleurs ou des employeurs.
Documents du dossier non fournis
Les employeurs qui ont le droit d’obtenir des renseignements personnels aux termes de la présente politique peuvent être informés verbalement ou par écrit de la situation d'un dossier. Ils peuvent aussi recevoir des copies de lettres de décisions. Ils n’ont généralement pas le droit d'obtenir une copie des documents qui sont versés au dossier d'indemnisation.
À titre exceptionnel, la Commission peut fournir des copies de documents versés au dossier d'indemnisation, notamment lorsque :
Divulgation aux termes de la LAIPVP
Les exceptions pertinentes prévues par la LAIPVP qui permettent de divulguer aux employeurs des renseignements versés au dossier d’indemnisation, peuvent être résumées de la façon suivante :
Consentement
La divulgation est permise si la personne que les renseignements concernent y consent.
Aucun consentement requis
Loi fédérale ou provinciale
La Commission n’a pas besoin du consentement du travailleur pour divulguer des renseignements personnels aux employeurs, lorsque ladite divulgation vise à se conformer aux lois fédérales ou provinciales, y compris à la Loi.
Par exemple, des dispositions particulières de la Loi exigent de la Commission qu'elle fournisse une copie des lettres de décision aux employeurs.
Fins de la collecte de renseignements et fins compatibles
La LAIPVP prévoit une exception particulière pour divulguer aux employeurs des renseignements personnels obtenus indirectement (soit d’une personne autre que le travailleur), aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou à des fins compatibles.
Lorsque les renseignements sont obtenus directement du travailleur, leur divulgation aux employeurs est généralement permise dans les cas suivants :
Dans chacun des cas, si la Commission se conforme à une exception expresse de la LAIPVP, elle ne demande pas le consentement du travailleur pour divulguer les renseignements personnels à l’employeur.
Pour plus de précisions sur la collecte, la fin compatible et les attentes raisonnables des travailleurs, voir le document 21-02-01, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation - Généralités.
Exemples de divulgation
Les tableaux ci-dessous donnent des exemples de catégories précises de renseignements versés au dossier d’indemnisation qu’on peut généralement divulguer à l’employeur sans consentement (tableau 1) et des exemples de renseignements qu'on ne peut généralement pas divulguer (tableau 2). Ces deux tableaux ne fournissent toutefois que des lignes directrices d’ordre général et leur application particulière dépend des faits et circonstances de chaque dossier d’indemnisation. Dans tous les cas, il convient de se conformer aux dispositions de la LAIPVP décrites ci-dessus.
Si les circonstances spéciales du cas, la nature particulièrement délicate du renseignement ou des préoccupations relatives à la santé et sécurité d’un particulier mettent en doute la pertinence de la divulgation, il convient de consulter le Bureau de la protection de la vie privée de la Commission avant de divulguer tous renseignements décrits au tableau 1 ou au tableau 2.
Tableau 1 - La divulgation est généralement permise
Renseignements sur la situation d’un dossier d’indemnisation |
|---|
Admissibilité à des prestations et des servicesRenseignements que l’employeur possède déjà, tels que le numéro de dossier d’indemnisation, les renseignements figurant sur le formulaire 7 ou le numéro d’assurance sociale (NAS). |
| La description de l’accident ou la maladie, c.-à-d. la date et le lieu de l'incident, les facteurs ayant déclenché l'événement, le contenu des déclarations des travailleurs, employeurs et témoins. |
| Le diagnostic de la lésion ou maladie. |
| Le nom des fournisseurs de soins de santé, c.-à-d. les hôpitaux, les médecins ou les cliniques. |
| Les motifs de la décision d’accorder des prestations ou services ou de les refuser. |
| Les résultats ou conclusions de l’enquête de la Commission, p. ex., un dossier transmis pour fins d’enquête en raison d’un retard considérable entre le moment où l’accident relié au travail a eu lieu et celui où le travailleur l’a déclaré à l’employeur et consulté initialement un médecin. |
Gestion continue d’un dossier d’indemnisationDiagnostic d’une nouvelle lésion ou récidive. |
| Confirmation de la participation d’un type précis de fournisseur de soins de santé, p. ex., un physiothérapeute ou un spécialiste en orthopédie. |
| Type général de traitement, p. ex., physiothérapie, chirurgie ou chiropractie. |
| Date et type d’épreuves diagnostiques pertinentes de l’état relié au travail. |
| Fréquence et(ou) durée du traitement. |
| Si le travailleur collabore au traitement. |
| Rendez-vous ou orientation pour lesquels la Commission a pris des dispositions, p. ex., centre d’évaluation régional ou programme d’une clinique spécialisée. |
| Pronostic général, p. ex., prévoit-on le rétablissement complet? |
| Limitations physiques et restrictions cliniques (capacités fonctionnelles). |
| Importance et pourcentage de l’invalidité permanente (IP) ou de la déficience permanente (DP). |
| Confirmation ou dénégation que le travailleur demande des prestations pour une lésion ou maladie particulière. |
Renseignements sur les paiements et les comptesType de prestations c.-à-d. totales ou partielles. |
| Historique des paiements, c.-à-d. dates des premier et dernier versements. |
| En cas de création de dette reliée à l’indemnisation, période à laquelle elle se rapporte. |
| Renseignements sur les arriérés (date et explications) si le travailleur n’a pas rempli son obligation de rembourser la dette reliée à l’indemnisation. |
| Raison d'imputer le paiement des soins de santé au compte et catégorie des soins reliés au paiement : physiothérapie, ordonnances, orthèses, etc. |
Renseignements sur la réintégration au travailÉtat de santé général du travailleur relativement à sa collaboration à la réintégration au travail. |
| Si le travailleur collabore à tous les aspects de la réintégration au travail. |
| Type général du programme de TP entrepris, y compris les délais prescrits et les noms d’établissements particuliers (le cas échéant). |
| Les renseignements sur l’évaluation sommaire de la TP ou sur le programme de TP qui aideraient l'employeur à fournir un emploi approprié, ou à comprendre comment les coûts de TP ont été calculés. |
| Date prévue pour la fin du programme de TP. |
| Si le travailleur a été orienté en vue de services de counselling. |
Répartition des coûts et renseignements sur le FGTRConfirmation ou dénégation d’une exposition au cours d’un emploi précédent (répartition des coûts). |
| Confirmation ou dénégation d’un état pathologique préexistant (si cet état peut avoir une incidence sur l’admissibilité dans le cadre du dossier (voir REMARQUE ci-dessous). |
REMARQUE
Lorsque la Commission détermine qu’un état préexistant peut avoir prolongé ou causé une lésion reliée au travail, on peut informer l’employeur que le travailleur avait au moment de l’accident qu’il existe des preuves de cet état préexistant, sans toutefois lui indiquer quel est cet état ou lui fournir des précisions. Pour plus de renseignements sur l’incidence des troubles préexistants sur les demandes de prestations, voir le document 14-05-03, Fonds de garantie pour travailleurs réintégrés (FGTR), le document 15-02-03, Troubles préexistants, et le document 15-02-04, En raison d’une aggravation.
Tableau 2 - La divulgation n’est généralement pas permise
Le Tableau 2 contient des exemples de renseignements versés aux dossiers d’indemnisation qui ne peuvent généralement pas être divulgués aux employeurs. Il n’y a qu’une seule exception: lorsque ces renseignements sont nécessaires pour appuyer et expliquer une décision rendue dans une lettre de décision de la Commission.
Renseignements sur la situation d’un dossier d’indemnisation |
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Admissibilité à des prestations et des servicesConstatations cliniques précises concernant la lésion ou maladie reliée au travail, p. ex., les signes, symptômes, résultats des tests, radiographies, tomodensitogrammes, etc. |
| Détails des soins d’urgence, le cas échéant. |
Gestion continue d’un dossier d’indemnisationDétails du traitement : noms des médicaments prescrits, précisions sur l'intervention chirurgicale, etc. |
| Détails précis sur les troubles reliés au travail qui existaient avant l’accident y compris le diagnostic, les constatations cliniques précises (telles que les signes et symptômes) et la nature du traitement. |
| Détails précis sur les troubles non reliés au travail (antérieurs ou postérieurs à l'accident) y compris le diagnostic, les constatations cliniques précises (telles que les signes et symptômes) et la nature du traitement. |
| Détails précis sur la non-collaboration du travailleur en matière de soins de santé. |
| Détails précis sur le manque de collaboration du travailleur en matière d’activités de réintégration au travail (lorsque cette non-collaboration est attribuable à des circonstances non reliées au travail), p. ex. diagnostic du trouble non relié au travail. |
| Détails précis des raisons pour lesquelles la Commission a orienté un travailleur vers un spécialiste ou l’a envoyé à une consultation de la Commission. |
| Constatations physiques faites au cours de l’évaluation de l’invalidité permanente. |
| Renseignements précis sur les antécédents professionnels du travailleur, tels que le nom des employeurs précédents, sauf si les renseignements sont pertinents pour une enquête visant la répartition des coûts. |
| Précisions sur l’orientation du travailleur en counselling social ou psychologique. |
Renseignements sur le paiementRenseignements sur la cession ou la saisie-arrêt des prestations de la Commission ou sur les versements réacheminés (voir REMARQUE ci-dessous). |
| Dates des prestations d'aide sociale ou d'assurance-emploi reçues, le cas échéant (voir REMARQUE ci-dessous). |
> Répartition des coûts et renseignements sur le FGTRConfirmation ou dénégation d’une exposition au cours d’un emploi précédent (répartition des coûts). |
| Détails précis, y compris le diagnostic, les constatations cliniques précises et la nature du traitement concernant un état pathologique préexistant relié ou non relié au travail. |
REMARQUE
Les renseignements sur le paiement sont généralement placés dans la section « aucun accès » du dossier d’indemnisation. Les employeurs n’ont généralement pas droit de recevoir des renseignements classés dans cette section du dossier d’indemnisation. Il n’y a qu’une seule exception: lorsque ces renseignements sont nécessaires pour une lettre de décision de la Commission. Pour plus de précisions sur les autres types de renseignements normalement inclus dans la section du dossier « aucun accès », voir dans le document 21-02-02, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation (question en litige), à la rubrique Détermination de la pertinence.
L'employeur ne peut divulguer les renseignements sur les soins de santé
Est coupable d’une infraction aux termes de la Loi l’employeur ou ses représentants qui divulguent des renseignements sur les soins de santé obtenus de la Commission sans avoir préalablement éliminé toutes mentions révélant l’identité ou le dossier du travailleur. Pour plus de précisions sur les infractions et peines, voir le document 22-01-05, Infractions et peines - Application générale.
Cas particuliers
Employeurs concernés par un transfert des coûts
En l’absence de question en litige (voir le document 21-02-02, Divulgation des renseignements versés au dossier d'indemnisation (question en litige)), les employeurs concernés par le transfert des coûts ne sont admissibles à recevoir que les renseignements sur la situation d’un dossier leur permettant de comprendre les raisons pour lesquelles les coûts d’indemnisation ont été accumulés. Ces renseignements peuvent généralement comprendre :
REMARQUE
Lorsque, dans le cadre d’un dossier d’indemnisation, on rend une décision qui touche directement les coûts d’accidents évalués, le décideur devrait fournir un avis écrit de la décision à l'employeur concerné par le transfert des coûts. Cet avis devrait aussi informer l’employeur concerné par le transfert des coûts de son droit de contester la décision. En général, le contenu de l’avis de décision devrait se limiter aux conclusions et n’inclut normalement pas de preuves à l’appui ou conclusions de faits.
Pour plus de précisions sur le droit des employeurs concernés par le transfert des coûts de contester une décision de la Commission, voir le document 21-02-02, Divulgation des renseignements versés au dossier d'indemnisation (question en litige). Pour plus de précisions sur le transfert des coûts en général, voir le document 14-05-01, Virement des coûts.
Employeurs autres que l’employeur au moment de l’accident
Les employeurs autres que l’employeur au moment de l’accident, p. ex., les employeurs (emplois simultanés) autres que l’employeur au moment de l’accident et les employeurs offrant un placement aux fins de la TP, n’ont le droit de recevoir que les renseignements qui peuvent les aider à offrir un travail approprié au travailleur ou à se conformer à leurs obligations aux termes du Code des droits de la personnede l’Ontario ou de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Habituellement, ces renseignements sont limités aux capacités fonctionnelles et aux compétences techniques et polyvalentes du travailleur et à ses besoins ou exigences en matière d'adaptation.
Entrée en vigueur
La présente politique s’applique à toutes les décisions concernant la divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation, rendues le 1er janvier 2015 ou après cette date, pour tous les accidents.
Réexamen des politiques
La présente politique sera réexaminée dans l'année qui suivent la date d'entrée en vigueur.
Historique du document
Le présent document remplace le document 21-02-03 daté de 15 juillet 2011.
Le présent document a été publié antérieurement en tant que :
document 21-02-03 daté du 18 juillet 2008;
document 21-02-03 daté du 1er août 2007.
document 21-02-03 daté du 3 janvier 2006.
Références
Dispositions législatives
Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 47 et 181
Paragraphes 37 (4), 59 (6), 131 (4) et 150 (1).
Loi sur les accidents du travail, L.R.O. 1990, telle qu’elle a été modifiée
Articles 42 et 114
Paragraphes 71 (7), 72 (2) et 155 (1).
Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 20, 42 et 43
Paragraphe 21 (1)
Procès-verbal
de la Commission
N° 16, le 12 decembre 2014, page 523