Foire aux questions à propos du rapprochement

• Toutes les entreprises qui ont déclaré et payé des primes mensuellement pour un compte actif en 2024.
• Les entreprises dont la fréquence de déclaration est devenue mensuelle en 2024.
• Les entreprises qui ferment un compte, peu importe leur fréquence de déclaration.
• Les entreprises à qui nous avons demandé de vérifier les renseignements sur les gains.

Effectuez votre rapprochement par l’entremise de nos services en ligne ou de vos services bancaires en ligne, ou encore envoyez le formulaire dûment rempli par la poste au plus tard le 31 mars à l’adresse suivante :

C.P. 4115, succursale A 
Toronto ON M5W 2V3

Vous devez effectuer et soumettre votre rapprochement même si la différence après rapprochement ou le total de vos gains assurables est de zéro.

Effectuer votre rapprochement :

• vous aide à confirmer que vous avez déclaré les bons montants de prime :
  • si vous avez déclaré trop de gains, nous rajusterons votre compte;
  • si vous n’en avez pas déclaré assez, nous travaillerons avec vous pour rectifier votre compte;
• vous aide à vérifier l’exactitude des gains utilisés pour calculer les primes;
• vous donne la possibilité de nous fournir tout nouveau renseignement concernant vos gains assurables.

Pour vérifier les montants annuels déclarés, nous pouvons examiner toute documentation au besoin (articles 78 et 80 de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail), et cette documentation peut comprendre, sans s’y limiter :

• les documents de propriété (p. ex., le registre des procès-verbaux et l’enregistrement de l’entreprise ou de la société en nom collectif);
• les registres de paie, comme les T4, les T4A et le journal des salaires;
• le T5 État des revenus de placements;
• le T5018, État des paiements contractuels;
• les certificats de décharge obtenus de tous les entrepreneurs dont les services ont été retenus;
• les états financiers préparés, y compris l’état des résultats des activités d’une entreprise ou l’état des résultats;
• les factures et les contrats des entrepreneurs;
• les factures et les contrats de vente;
• les reçus d’achat;
• les registres des chèques ou les journaux des décaissements.

Remarque : Soumettre tout renseignement incomplet ou inexact, ou toute omission en matière de maintien ou de production de registres exacts, peut entraîner des pénalités ou une poursuite.

Les entreprises doivent nous aviser dans les 10 jours civils de tout changement important ou de tout changement au droit de propriété.

Si le nom ou l’adresse de votre entreprise a changé, vous pouvez actualiser votre adresse en ligne. 

Le rapprochement annuel 2024 est exigible le 31 mars 2025.

Si vous remplissez un formulaire Rapprochement imprimé, nous devons le recevoir dûment rempli ainsi que votre paiement au plus tard à la date d’échéance indiquée. Vous pouvez faire un paiement en ligne ou envoyer un chèque postdaté pour vous assurer que votre paiement est reçu au plus tard le 31 mars 2025. Si nous n’avons pas reçu votre formulaire Rapprochement à la date d’échéance au plus tard, vous vous verrez imposer des frais pour non-conformité. Apprenez-en davantage sur les pénalités pour déclaration et paiement tardifs.

Si vous avez une protection facultative aux termes de l’annexe 1 et ne respectez pas vos obligations de paiement ou de déclaration, nous pourrions annuler votre protection.

Utilisez seulement l’enveloppe-réponse pour envoyer :

• l’original du formulaire Rapprochement dûment rempli;
• votre paiement;
• le formulaire Demande ou modification d’assurance facultative (le cas échéant); ou
• l’annexe Corps auxiliaires, s’il y a lieu.

Obtenez des précisions sur l’attribution des gains assurables.

Obtenez des précisions sur les gains directs et les gains communs.

Oui. Selon vos circonstances, vous pouvez faire l'objet d'une pénalité pour ce qui suit :

• Période de rapprochement non déclarée (PRND) : nous calculerons une prime en fonction des renseignements figurant dans nos dossiers et imputerons à votre compte 1 % de ce montant jusqu’à un maximum de 1 000 $, pour chaque mois où le formulaire Rapprochement n’a pas été reçu.
• Frais pour paiement tardif : imputés s’il y a un montant dû dans le compte après la date d’échéance.

Oui. En général, les intérêts débiteurs sont portés à un compte lorsqu’il y a, lors du rapprochement, un solde impayé qui nous est dû.

Les intérêts créditeurs sont portés à un compte lorsqu’il y a un crédit dû après le rapprochement.

Consultez notre politique Intérêts et frais pour non-conformité de l’employeur pour plus de renseignements sur les frais et les intérêts créditeurs et débiteurs.

Non. Nous devons recevoir le formulaire Rapprochement à l’adresse indiquée sur l’enveloppe-réponse fournie pour le traiter.

Non, car nous ne fournissons plus de services sans rendez-vous à nos bureaux. Veuillez envoyer par la poste votre formulaire imprimé dûment rempli avec tout paiement applicable dans l’enveloppe-réponse à l’adresse suivante :

CP 4115, succursale A
Toronto ON M5W 2V3

La case 14 indique le total des primes déclarées au cours de l’année sur tous les formulaires Paiement des primes soumis, et non les primes réellement payées. Si vous avez déclaré des primes pour l’année après l’impression du formulaire Rapprochement, le montant des primes dans la case 14 sera différent de celui qui figure dans vos dossiers.

Si vous avez choisi l’option du formulaire Rapprochement imprimé, postez-le dûment rempli avec votre paiement à l’adresse suivante :

CP 4115, succursale A
Toronto ON  M5W 2V3

• indiquez clairement votre numéro de compte en caractères d’imprimerie au recto de votre chèque;
• faites votre paiement séparément en ligne par l’entremise de votre établissement financier, par carte de crédit (Visa et Mastercard) ou par débit; ou
• payez vos primes rapprochées en une seule transaction facile par l’entremise de vos services bancaires en ligne.

Si vous avez rempli le formulaire Rapprochement en ligne :

• faites votre paiement en ligne par l’entremise de votre établissement financier, par carte de crédit (Visa et Mastercard) ou débit; ou
• payez vos primes rapprochées en une seule transaction facile par l’entremise de vos services bancaires en ligne.

Lorsque nous aurons vérifié que les renseignements fournis sont exacts, le crédit sera appliqué à votre compte. Si le solde de votre compte est de zéro ou qu’il y a déjà un crédit, vous pouvez demander un chèque de remboursement en nous contactant. Sinon, nous porterons le crédit à votre compte pour réduire tout solde impayé.

Veuillez envoyer par la poste votre formulaire imprimé dûment rempli avec tout paiement applicable dans l’enveloppe-réponse à l’adresse suivante :

CP 4115, succursale A
Toronto ON M5W 2V3

Oui, effectuer votre rapprochement en ligne maintenant.