FAQ sur les services en ligne pour les entreprises

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le changer au moyen de l’option « Mot de passe oublié? » à la page d’ouverture de session.

Non. Lorsque vous mettez à jour les renseignements de votre profil de services en ligne (p. ex., votre numéro de téléphone), cela ne met pas à jour les renseignements de votre dossier de compte. Vous pouvez mettre à jour votre adresse en ligne. Pour actualiser tout autre renseignement dans votre dossier, envoyez-nous un message par l’entremise de Consulter vos demandes. Les changements à votre compte seront effectués dans les trois à cinq jours ouvrables suivant l’a soumission de votre demande.

Pour savoir comment nous appeler et connaître les autres moyens de nous contacter, consultez notre page contactez-nous.

Votre RSLP est disponible dans nos services en ligne exclusivement par l’entremise de Boussole, sous « Rapports de l’entreprise ».

Boussole fournit les détails les plus récents et les plus exacts sur vos résultats en matière de lésions et de maladies, la fréquence des lésions, les coûts des demandes passées et les taux, le tout en un seul endroit pratique. Vous pouvez vous inscrire à Boussole en sélectionnant « Analyser vos taux et coûts des demandes passées et consulter votre rapport sommaire sur les lésions professionnelles avec Boussole » dans le menu de la page d’accueil des entreprises de nos services en ligne.

Vous pouvez utiliser soit votre RSLP, soit votre profil d’entreprise (disponible par l’entremise des outils Boussole ou Contrôle de sécurité de la WSIB) pour vous qualifier à l’avance ou faire une proposition en vue d’obtenir des contrats.

Cliquez sur « S’inscrire » dans le coin droit supérieur de notre page d’accueil. Sélectionnez « Entreprises », précisez si vous devez inscrire votre entreprise à la protection de la WSIB et inscrivez-vous à nos services en ligne ou, si votre entreprise est déjà inscrite à la protection de la WSIB, inscrivez-vous pour la gestion de votre compte en ligne.

À partir de la page d’inscription, vous devrez :

• indiquer une adresse de courriel;  
• sélectionner « Obtenir un code de vérification »;
• vérifier votre boîte de réception et entrer le code de vérification envoyé à l’adresse de courriel que vous avez fournie (vous pouvez demander que le code soit renvoyé si nécessaire);
• choisir un mot de passe;
• lire et accepter les modalités d’utilisation;
• créer un profil. 

Lorsque vous vous inscrivez aux services en ligne, nous vous envoyons un code à votre adresse électronique. Vous devez utiliser ce code pour confirmer que l’adresse électronique que vous nous avez donnée est la vôtre.

Si vous croyez ne pas avoir reçu votre code de vérification, veuillez regarder dans votre boîte à pourriels. Vous pouvez aussi cliquer sur « Renvoyer le code ». Si vous avez encore de la difficulté, appelez-nous au 1-800-387-0750 du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 18 h.

Votre adresse électronique est maintenant votre code d’utilisatrice ou d’utilisateur. Si vous êtes une personne qui revient aux services en ligne, vous devez créer de nouvelles informations d’ouverture de session  (y compris un nouveau mot de passe) pour lier les renseignements de votre compte à votre nouveau code d’utilisatrice ou d’utilisateur. Si vous avez oublié votre code d’utilisatrice ou d’utilisateur, ou encore votre mot de passe, vous pouvez soit vous inscrire à nos services en ligne de nouveau, soit nous contacter.

La première personne qui s’inscrit à un service en ligne pour une entreprise devient celle qui administre le service en question. Cette personne peut ajouter ou supprimer d’autres personnes administratrices.

Vous pouvez essayer de vider votre cache, d’utiliser un autre navigateur ou d’activer les témoins. Si vous avez toujours de la difficulté à accéder à votre compte, veuillez communiquer avec le Centre de services aux employeurs au 1-800-387-0750.

Vous pouvez vous inscrire aux relevés en ligne en choisissant « Consulter vos relevés » dans le menu de la page d’accueil des entreprises. Si vous avez des questions concernant vos relevés, vous pouvez communiquer avec nous au 1-800-387-0750 du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 18 h.

Vous pouvez vous abonner aux avis automatiques par courriel, qui vous avertiront quand de nouveaux relevés seront publiés. Pour ce faire, connectez-vous aux services en ligne, allez dans « Consulter vos relevés » et cliquez sur « Gérer les avis ».

Vous pouvez accéder à tous vos relevés des 18 derniers mois et les imprimer à partir de nos services en ligne.

Nous conserverons une copie de tous vos relevés. Si vous avez besoin d’un relevé qui remonte à plus de 18 mois, appelez-nous au 1-800-387-0750 du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 18 h, ou envoyez-nous un courriel à [email protected].

Ce changement aura-t-il une incidence pour les entreprises de l’annexe 2?

La première personne à s’inscrire au service l’administre et a accès à tous les renseignements sur les comptes, mais plusieurs personnes peuvent administrer le service. Les administratrices et administrateurs doivent pouvoir valider et vérifier les renseignements, y compris votre numéro de compte ou d’entreprise à la WSIB et le montant du dernier paiement fait pour le compte. Vous pouvez gérer l’accès des administratrices et administrateurs à partir de la page d’accueil des entreprises, en cliquant sur « Gérer les paramètres de votre entreprise ».

Une administratrice ou un administrateur de service en ligne peut :

• approuver ou refuser l’accès d’autres personnes dans votre organisation à ce service ou encore celui d’une personne tierce (p. ex., un consultant, une comptable ou d’autres représentantes ou représentants autorisés);
• supprimer l’accès d’une personne à ce service;
• transférer votre pouvoir d’administration à une autre personne dans votre organisation;
• ajouter ou supprimer des personnes de votre organisation en tant qu’administratrice ou administrateur.

Une utilisatrice ou un utilisateur est responsable de son activité dans le service. La personne doit envoyer une demande à l’administratrice ou l’administrateur si elle veut soumettre des documents et envoyer des messages.

Vous pouvez soumettre tout document relié aux comptes qui ne dépasse pas 10 Mo. Le document doit être dans l’un des formats suivants : DOCX (Microsoft Word), DOC, JPEG, TIFF, TIF, PDF, XLS, XLSX, PNG, GIF, HEIC, ou HEIF.

Non. Vous devez choisir « Soumettre des documents d'indemnisation » à la page d’accueil des entreprises pour soumettre des documents reliés à une demande. Renseignez-vous sur la soumission de documents d’indemnisation.

Veuillez vérifier que le document que vous essayez de soumettre est dans le bon format de fichier (DOCX [Microsoft Word], DOC, JPEG, JPG, TIFF, TIF, PDF, XLS, XLSX, PNG, GIF, HEIC et HEIF) et que la taille du fichier ne dépasse pas 10 Mo. Appelez-nous au 1-800-387-0750 du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 18 h, si vous avez encore de la difficulté.

Vous pouvez soumettre un document à la fois. Si vous sélectionnez plusieurs documents, un seul d’entre eux sera soumis.

Non. Vous pouvez seulement consulter une liste de documents reliés aux comptes qui ont été soumis. Toutefois, vous pouvez consulter une liste des documents reliés aux demandes qui ont été soumis en sélectionnant « Consulter les demandes » à la page d’accueil des entreprises.

Oui. Vous pouvez soumettre un document relié aux comptes sans numéro de compte si vous êtes une personne exploitante indépendante et(ou) si vous n’avez pas de numéro de compte. Votre numéro de téléphone est requis pour soumettre des documents et sera seulement utilisé pour le document soumis. Apprenez-en davantage sur les obligations de déclaration des exploitantes indépendantes et des exploitants indépendants ainsi que sur les documents justificatifs devant être soumis.

Oui. Vous pouvez soumettre un document relié aux comptes sans numéro de compte si vous inscrivez une entreprise. Apprenez-en davantage sur les renseignements dont vous avez besoin pour inscrire votre entreprise à la protection de la WSIB.

Les personnes qui administrent le service ont accès à tous les documents qui ont été soumis et à l’historique des messages. Une personne utilisatrice doit envoyer une demande à l’administratrice ou l’administrateur si elle veut soumettre des documents reliés aux comptes et envoyer des messages.

Sous « Gérer les paramètres de votre entreprise », vous pouvez ajouter ou supprimer une administratrice ou un administrateur. Les administratrices ou administrateurs qui peuvent consulter vos documents reliés aux comptes et l’historique des messages ont des responsabilités supplémentaires pour assigner ou supprimer d’autres administratrices ou administrateurs à l’égard de ce service. Empêcher une administratrice ou un administrateur de soumettre des documents reliés aux comptes et d’envoyer des messages ne l’empêchera pas d’accéder aux autres services en ligne.

Sous « Gérer les paramètres de votre entreprise », vous pouvez transférer votre rôle à une autre personne utilisatrice pour qu’elle puisse soumettre des documents reliés aux comptes et envoyer des messages.

Si vous avez une question concernant une demande, vous pouvez nous envoyer un message en sélectionnant Consulter les demandes sur la page « Soumettre des documents, envoyer des messages et consulter les demandes ».

Nous répondrons à votre message dans un délai d’un jour ouvrable, entre 7 h 30 et 18 h, du lundi au vendredi. Si votre question ou demande est plus complexe et nécessite plus de temps et(ou) d’informations, nous vous dirons quand vous pourrez vous attendre à ce que quelqu’un communique avec vous.

Quand nous aurons répondu à votre message dans nos services en ligne, vous recevrez un avis par courriel.

Il peut s’écouler jusqu’à un jour ouvrable avant qu’une réponse ne soit reçue. Veuillez nous appeler au 1-800-387-0750, du lundi ou vendredi, de 7 h 30 à 18 h, si vous n’avez pas reçu de réponse après un jour ouvrable complet.

Nous avons besoin de temps pour examiner les renseignements relatifs à votre compte ou à votre entreprise afin de vous fournir une réponse précise et utile. Si votre question est urgente, veuillez nous appeler au 1-800-387-0750 du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 18 h.

Pour vérifier votre compte, nous utilisons l’authentification multifactorielle pour plus de sécurité. Vous pouvez faire en sorte que le service se souvienne de vous pendant 30 jours. Après cette période, vous devrez répéter le processus de vérification.

Assurez-vous que les paramètres de votre téléphone sont réglés pour accepter les numéros inconnus et vérifiez que le numéro que vous avez indiqué est exact. En cas d’erreur, vous pouvez retourner aux services en ligne et modifier le numéro. Cliquez sur « Renvoyer le code » ou « Me rappeler ». Si vous avez encore de la difficulté, appelez-nous au 1-800-387-0750 du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 18 h.

Oui. Si vous voulez utiliser un nouveau numéro, allez sur la page Vérification de votre compte, cochez la case correspondante et confirmez si vous voulez que la vérification se fasse par texto ou par appel téléphonique. Pour une meilleure sécurité, après la vérification de votre nouveau numéro, vous recevrez un autre code de vérification à votre adresse électronique enregistrée et vous devrez l’indiquer dans le service pour confirmer le changement.

La première personne à s’inscrire au service l’administre et a accès à tous les renseignements sur les demandes, mais plusieurs personnes peuvent administrer le service. Les administratrices et administrateurs doivent pouvoir valider et vérifier les renseignements sur les comptes et les demandes. Vous pouvez gérer l’accès des administratrices et administrateurs à partir de la page d’accueil des entreprises, en cliquant sur « Gérer les paramètres de votre entreprise ».

Les administratrices et administrateurs peuvent accorder ou supprimer l’accès au service (y compris pour une ou un spécialiste indépendant) et peuvent désigner d’autres utilisatrices ou utilisateurs pour l’administration. Une utilisatrice ou un utilisateur est responsable de son activité dans le service et peut faire des recherches dans les demandes d’un compte.

Les personnes qui administrent le service ont accès à tous les renseignements sur les dossiers actifs. Les utilisatrices et utilisateurs doivent saisir le numéro de dossier et le nom de famille correspondant à la demande pour consulter les renseignements d’une demande précise.

Dans « Gérer les paramètres de votre entreprise », », vous pouvez ajouter ou supprimer le nom d’une administratrice ou d’un administrateur. Les administratrices ou administrateurs qui peuvent consulter vos demandes ont des responsabilités supplémentaires pour assigner ou supprimer d’autres administratrices ou administrateurs à l’égard de ce service. Empêcher une administratrice ou un administrateur de consulter les demandes ne l’empêchera pas d’accéder aux autres services en ligne.

Dans « Gérer les paramètres de votre entreprise », vous pouvez transférer votre rôle d’administratrice ou d’administrateur à une autre personne utilisatrice pour qu’elle puisse consulter vos demandes.

En raison d’une contrainte technique, vous ne pouvez ajouter que 130 comptes à un profil. Vous verrez un message d’avertissement lorsqu’il vous restera cinq comptes. Lorsque vous aurez atteint 130 comptes, vous recevrez un message d’erreur si vous tentez d’ajouter un autre compte. Vous pouvez visiter « Gérer les paramètres de votre entreprise » dans le menu de la page d’accueil des entreprises et cliquer sur « Supprimer un utilisateur d’un service en ligne » pour supprimer des comptes ou pour créer un nouveau profil. Si vous ne pouvez pas ajouter un autre compte ou que vous avez une question sur une demande, appelez-nous au 1-800-387-0750 du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 18 h.

Les demandes enregistrées de votre entreprise figurent automatiquement dans le tableau des demandes actives ou archivées. Vous ne pouvez pas ajouter une demande manuellement dans les services en ligne.

Si vous êtes une administratrice ou un administrateur et que vous avez un nombre élevé de demandes, vous pouvez utiliser la recherche avancée pour trouver une demande à l’aide de filtres. Si vous êtes une utilisatrice ou un utilisateur, vous pouvez rechercher à l’aide du numéro de dossier ainsi que du prénom et du nom de famille de la ou du membre du personnel.

Si la demande d’une ou d’un membre du personnel ne figure pas dans le service, il se peut que la demande ne soit pas encore enregistrée. Vous pouvez déclarer une lésion, une maladie ou une exposition par l’entremise de votre compte de services en ligne en utilisant votre numéro de compte ou votre numéro d’entreprise. Une fois la demande enregistrée, vous devriez pouvoir la consulter dans les services en ligne. Si vous avez encore de la difficulté, appelez-nous au 1-800-387-0750 du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 18 h.

Après 90 jours d’inactivité, les demandes sont archivées. Vous ne pouvez pas consulter les renseignements sur les demandes archivées. Si vous avez des questions au sujet de ces demandes, appelez-nous au 1-800-387-0750 du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 18 h.

Après votre inscription aux services en ligne, vous pouvez déclarer une lésion, une maladie ou un incident d’exposition professionnelle, une perte auditive due au bruit ou un décès directement par l’entremise de votre compte en cliquant sur Déclarer une lésion ou une maladie (formulaire 7) à la page d’accueil des entreprises. Pour les déclarer en ligne, vous aurez besoin de votre numéro de compte ou de votre numéro d’entreprise à la WSIB.

Si vous avez déjà fait une déclaration en ligne, vos données de connexion seront utilisées pour accéder au service de déclaration actualisé. Si vous n’avez jamais fait de déclaration en ligne, on vous demandera de créer un compte de services en ligne.

Lorsque vous ferez une déclaration en ligne, vous serez en mesure de fournir davantage des renseignements dont nous avons besoin initialement pour traiter une demande, ce qui réduira le nombre d’appels de suivi nécessaires pour que nous pussions commencer à fournir aux gens le soutien dont ils ont besoin pour se rétablir et retourner au travail plus rapidement.

Vous pourrez consulter les ébauches d’avis ou de rapport commencées dans ce service pendant 30 jours et la situation des avis et rapports soumis pendant 90 jours. Pour accéder aux ébauches d’avis ou de rapport, sur la page d’accueil des entreprises, cliquez sur « Accéder aux ébauches existantes et aux avis ou rapports soumis ».

Remplir un avis ou rapport au complet peut prendre de 30 à 45 minutes en moyenne. Vous n’avez pas à remplir votre avis ou rapport en une seule session. Vous pouvez sauvegarder vos progrès et revenir à l’avis ou au rapport plus tard. Vous recevrez un numéro de référence que vous pourrez utiliser si vous avez besoin de communiquer avec nous afin d’obtenir de l’aide pour remplir l’avis ou le rapport.

Certaines des questions de l’avis ou du rapport sont facultatives. S’il s’agit d’une question obligatoire, donnez-nous la meilleure réponse possible. Tout au long de l’avis ou du rapport, des icônes informatives expliquent les questions et fournissent des exemples. Nous communiquerons avec vous par téléphone si nous avons besoin de plus de renseignements pour traiter la demande.

Non. Une fois que vous avez soumis un avis ou rapport, vous ne pouvez plus le modifier. Toutefois, une fois la demande enregistrée, vous pouvez ouvrir une session de « Consulter mes demandes » et soumettre d’autres documents dans ce dossier d’indemnisation.

Sous « Avis et rapports » dans la navigation de gauche, choisissez le type d’avis ou de rapport que vous avez soumis, et vous pourrez ensuite voir la situation de l’avis ou du rapport dans le tableau sommaire des avis et des rapports. Vous pouvez aussi télécharger une copie de l’avis ou du rapport à partir de ce tableau.

Les ébauches d’avis ou de rapport sont supprimées après 30 jours. Si votre ébauche a été supprimée, vous devrez commencer un nouvel avis ou un nouveau rapport.

Vous devez produire un avis dans les trois jours ouvrables.

Vous pouvez ouvrir une session de « Consulter mes demandes » à partir de la page d’accueil des entreprises pour consulter des renseignements de haut niveau sur les demandes, comme la situation de la demande et les détails des prestations. Vous pouvez également soumettre des documents d’indemnisation et nous envoyer des messages au sujet de la demande en tout temps.

Après avoir ouvert une session de services en ligne, vous pouvez vous inscrire au service de déclaration des primes dans le menu de la page d’accueil des entreprises.

Si un Formulaire de préparation à une contestation a été soumis, mais que vous ne voyez pas la situation de la contestation, cela pourrait signifier qu’elle n’a pas encore été enregistrée. Si plus de 14 jours civils se sont écoulés, vous pouvez appeler la personne qui a envoyé la lettre de décision ou nous envoyer un message pour avoir des nouvelles. Seules les contestations enregistrées depuis janvier 2019 sont disponibles dans les services en ligne.

Vous pouvez suivre la situation d’une contestation par l’entremise de nos services en ligne. Vous pouvez aussi voir une estimation de la durée de chaque étape.

Vous pouvez nous envoyer un message par l’entremise de votre compte des services en ligne et sélectionner « contestation » comme objet. Veuillez prévoir jusqu’à deux jours ouvrables pour la réponse.

Si une contestation n’a pas donné lieu à une décision favorable, vous pouvez interjeter appel auprès du Tribunal d’appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail dans les six mois suivant la réception de la décision.

Le Portail pour la sécurité en entreprise propose une série de ressources sectorielles et évolutives, telles que des modèles, des cours en ligne et des manuels pratiques, que vous pouvez utiliser pour contribuer à rendre votre lieu de travail plus sécuritaire et à respecter vos obligations légales.

Les membres du programme Excellence en santé et sécurité peuvent aussi utiliser les ressources du Portail pour la sécurité en entreprise pour les aider à terminer des sujets du programme et ainsi obtenir des rabais sur leurs primes de la WSIB.   

Vous pouvez vous inscrire gratuitement au Portail pour la sécurité en entreprise par l’entremise de votre compte de services en ligne de la WSIB. Il vous suffit de vous connecter à votre compte et de cliquer sur « Accès à des ressources gratuites en matière de santé et de sécurité » dans le menu de la page d’accueil pour les entreprises. Cliquez sur le bouton « S’inscrire » et suivez les instructions une fois dans le Portail pour la sécurité en entreprise.

Les entreprises inscrites auprès de la WSIB ont accès à un compte gratuit sur le Portail pour la sécurité en entreprise par numéro de compte de la WSIB. 

Vous pouvez ajouter plus d’une personne administratrice à votre compte sur le Portail pour la sécurité en entreprise une fois l’inscription terminée. Veuillez passer en revue la foire aux questions du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail dans le Portail pour la sécurité en entreprise ou encore contacter le centre pour de plus amples renseignements. 

Lorsque des entreprises inscrites auprès de la WSIB ouvrent un compte sur le Portail pour la sécurité en entreprise, le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail fournit à la WSIB le nom de ces entreprises ainsi que des données agrégées non identifiables à propos de l’utilisation du portail et d’autres indicateurs. La WSIB n’a pas accès à votre compte sur le Portail pour la sécurité en entreprise, y compris aux dossiers que vous conservez ni aux ressources que vous consultez dans votre compte.

Le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail peut répondre aux questions à propos du contenu sur le Portail pour la sécurité en entreprise et se chargera de tout problème technique qui pourrait survenir. Vous pouvez passer en revue la foire aux questions du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail dans le Portail pour la sécurité en entreprise ou encore contacter le centre pour de plus amples renseignements.