La politique dans la pratique : Fréquence des primes

Les entreprises déclarent leurs gains assurables et paient leurs primes sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle, selon le montant estimatif de leurs gains assurables annuels. Les entreprises qui font leur déclaration mensuellement doivent effectuer un rapprochement annuel au plus tard le 31 mars de chaque année.

 Si vous fermez votre compte durant l’année, vous devez remplir le formulaire Rapprochement, quelle que soit la fréquence de votre déclaration.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de scénarios pour vous aider à comprendre nos cycles de facturation, notamment des renseignements à propos de ce qui suit :

Le présent document n'est pas une politique. S’il y a un conflit entre les renseignements suivants et la politique Paiement des primes, le décideur se fondera sur la politique.

Fréquence des primes des entreprises ayant des comptes multiples

Si une entreprise (une personne morale) détient des comptes multiples à la WSIB, elle se verra attribuer une seule fréquence de déclaration des gains et de paiement des primes pour tous ses comptes. Nous utilisons la somme des gains assurables annuels de chacun des comptes de la même personne morale pour déterminer la fréquence globale des primes.

Exemple no 1 : Une personne morale a des comptes multiples à la WSIB

Scénario : François possède et exploite trois pharmacies. Chaque pharmacie porte la même raison sociale. Les pharmacies sont situées à trois endroits différents et ont leur propre personnel. François a des comptes distincts à la WSIB pour chacune de ses pharmacies. Il a déclaré les gains assurables suivants pour chacun des comptes pour l’année civile précédente :

Compte no 1 = 18 500 $

Compte no 2 = 563 500 $

Compte no 3 = 434 250 $  

Total des gains assurables pour tous les comptes = 1 016 250 $.   Le total des gains assurables pour les trois comptes de François est de 1 016 250 $.  Étant donné que ce montant est supérieur à 1 000 000 $, François doit déclarer ses gains et payer ses primes mensuellement.

Cependant, si les trois pharmacies situées à trois endroits différents appartenaient à des personnes morales différentes, le compte no 1 se verrait attribuer la fréquence annuelle, et les comptes nos 2 et 3 la fréquence trimestrielle, selon les seuils de fréquence des primes.

Fréquence des primes des entreprises qui s’inscrivent à la WSIB

Si vous inscrivez votre entreprise à la WSIB ou que vous rétablissez un ancien compte, vous devez fournir une estimation de vos gains assurables pour l’année civile. Les seuils ci-dessous servent à déterminer la fréquence en fonction du montant estimatif.

Seuils de fréquence des primes

Gains assurables (année en cours)

Fréquence des primes (déclaration et paiement)

1 000 000 $ ou plus

Mensuellement

De 20 000 $ à 999 999,99 $

Trimestriellement

Moins de 20 000 $

Annuellement

Exemple no 1 :  Une entreprise nouvellement inscrite estime ses gains assurables (déclaration annuelle)

Scénario : Objets précieux inc. s’inscrit à la WSIB et indique des gains assurables estimatifs de 19 000 $ pour une année civile complète. Par conséquent, elle déclarera annuellement les gains assurables estimatifs de ses travailleurs et paiera ses primes en fonction de leurs gains une fois par année au plus tard à la fin d’avril.

 

Exemple no 2 : Une entreprise nouvellement inscrite estime ses gains assurables (déclaration trimestrielle)

Scenario: En octobre, Marie ouvre un petit magasin de vêtements et inscrit son entreprise à la WSIB. Elle déclare des gains assurables estimatifs de 8 000 $ pour le reste de l’année et de 34 000 $ pour l’année civile complète à venir.

Étant donné que le montant estimatif se situe entre 20 000 $ et 999 999 $, Marie déclarera ses gains assurables et payera ses primes trimestriellement. Elle doit déclarer les gains assurables réels de ses employés en avril, juillet, octobre et janvier de chaque année.

À quel moment la WSIB change-t-elle la fréquence des primes d’une entreprise?

Une fois par année, la WSIB examine les gains assurables déclarés de toutes les entreprises dont la fréquence des primes est annuelle ou trimestrielle pour déterminer si elle doit l’augmenter. Si les gains assurables annualisés sont de 1 000 000 $ ou plus, la WSIB modifiera automatiquement la fréquence de déclaration des gains et de paiement des primes de l’entreprise (en la faisant passer à mensuelle) le 1er janvier de l’année suivante. 

Quant aux entreprises dont la fréquence de déclaration est trimestrielle, les gains assurables réels proviennent des gains déclarés au cours des neuf premiers mois, annualisés sur une année civile complète.

Quant aux entreprises dont la fréquence de déclaration est annuelle, nous utilisons les gains assurables estimatifs annuels déclarés finaux pour l’année civile antérieure.

Exemple no 1 : Modification de la fréquence des primes selon les changements apportés aux gains assurables annuels

Scénario : Jean s’est inscrit auprès de la WSIB en mars et a déclaré des gains assurables estimatifs annuels de 360 000 $. La fréquence des primes établie dans son cas est la fréquence trimestrielle. Du 1er janvier au 30 septembre, Jean a déclaré des gains assurables réels de 860 000 $.

En novembre, nous avons examiné son compte et ses gains assurables réels annualisés de 1 149 816,85 $ (860 000 $ x 365 ÷ 273*) afin de déterminer la fréquence de ses primes pour l’année à venir.

Les gains assurables annualisés de Jean sont supérieurs à 1 000 000 $. Par conséquent, nous l’informons que la fréquence de paiement de ses primes passera à la fréquence mensuelle le 1er janvier de l’année suivante.  Il doit toujours déclarer ses gains et payer sa prime pour le dernier trimestre d’ici la fin de janvier.

* 273 = le 30 septembre est le 273e jour de l’année

Paiement anticipé d’une somme forfaitaire

Bien que les entreprises dont les gains assurables sont égaux ou supérieurs à 1 000 000 $ doivent déclarer et payer leurs primes mensuellement, elles peuvent faire une demande de paiement anticipé de somme forfaitaire en remplissant et en soumettant le formulaire Demande de paiement anticipé (PDF). Ainsi, elles pourront payer leurs primes totales de manière anticipée une fois par année plutôt que tous les mois.

Vérification de renseignements  

Pour vérifier l’exactitude des déclarations, nous pouvons vous demander des renseignements, notamment ce qui suit :

  • les documents de propriété (p. ex., registre des procès-verbaux, enregistrement de l’entreprise ou de la société en nom collectif);
  • les registres de paie, comme les T4, T4A, T5, l’état des revenus de placement et le journal des salaires;
  • le T5018, État des paiements contractuels;
  • les certificats de décharge obtenus de tous les entrepreneurs retenus;
  • les états financiers préparés, y compris l’état des résultats des activités d’une entreprise ou l’état des résultats;
  • • les factures, les contrats et les certificats de décharge des entrepreneurs;
  • les registres des chèques ou les journaux des décaissements.

Tout renseignement inexact fourni à la WSIB peut être considéré comme une divulgation incomplète ou une fausse déclaration et peut avoir une incidence sur la période des rajustements de primes versés à votre compte. Pour en apprendre davantage, consultez notre politique  Rajustements des primes de l’employeur.

La WSIB et l’Agence du revenu du Canada (ARC) échangent des renseignements pour maintenir l’intégrité de leurs systèmes et assurer l’équité pour les entreprises de l’Ontario.