Services de réglementation - Banque de renseignements personnels

BANQUES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS :

Dossiers des examens administratifs de la conformité – Employeurs et fournisseurs

Titre Dossiers des examens administratifs de la conformité – Employeurs et fournisseurs

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Dossiers d’examens administratifs de la conformité de l’employeur pouvant contenir des copies d’écrans du ministère des Transports de l’Ontario, des renseignements de l’ARC, des renseignements confidentiels sur des prestataires, des comptes d’employeurs, des données de facturation du ministère de la Santé et des Soins de longue durée, des dossiers de soins de santé, des ajouts aux dossiers d’enquête, des notes, des données, des recherches dans Internet, des sorties imprimées de Facebook, des rapports, de la correspondance et des avis légaux.

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

Effectuer un examen des renseignements pertinents ayant trait aux accusations en raison de non-conformité de la part des parties du lieu de travail, confirmer les accusations et déterminer la réponse appropriée.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Employeurs et demandeurs

Conservation et suppression

Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après la fermeture du dossier)
Hors des lieux – Aucun
Détruire


Dossiers des examens administratifs de la conformité – Travailleurs

Titre Dossiers des examens administratifs de la conformité – Travailleurs

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Dossiers d’examens administratifs de la conformité des fournisseurs et des travailleurs pouvant contenir des copies d’écrans du ministère des Transports de l’Ontario, des renseignements de l’ARC, des renseignements confidentiels concernant des travailleurs, des données de facturation du ministère de la Santé et des Soins de longue durée, des dossiers de soins de santé, des ajouts aux dossiers d’enquête, des notes, des données, des recherches dans Internet, des sorties imprimées de Facebook, des rapports, de la correspondance et des avis légaux.

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

Effectuer un examen des renseignements pertinents ayant trait aux accusations en raison de non-conformité de la part des parties du lieu de travail, confirmer les accusations et déterminer la réponse appropriée.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Demandeurs

Conservation et suppression

Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après la fermeture du dossier)
Hors des lieux – 8 ans
Détruire

Dossiers du Centre d’information de la police canadienne (CIPC)

Titre Dossiers du Centre d’information de la police canadienne (CIPC)

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Les dossiers comprennent des renseignements personnels privés reliés aux antécédents criminels du particulier, y compris les allégations et les condamnations en vertu du Code criminel.

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1990 sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, Inquiry of Services Memorandum

Usages

Les Services de réglementation consultera les renseignements du CIPC lors des fonctions de conformité et d’enquête.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Parties du lieu de travail

Conservation et suppression

Sur les lieux – Dans un délai de 30 jours après la fin de l’utilisation officielle
Hors des lieux – Aucun 
Détruire


Registres de l’Agence du revenu du Canada (ARC)

Titre Registres de l’Agence du revenu du Canada (ARC)

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Renseignements sur les déclarations de revenus des particuliers obtenus au moyen de l’échange de données avec l’Agence du revenu du Canada, et documents électroniques contenant des renseignements de déclaration de revenus de sociétés et de particuliers.

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

Effectuer un examen des renseignements pertinents ayant trait aux accusations concernant la non-conformité de la part d’employeurs et de travailleurs.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Demandeurs

Conservation et suppression

 Médias électroniques de divers formats sur un serveur sécurisé  – 6 ans
Destruction


Dossiers d’audit sur la suppression des demandes

 

Titre Dossiers d’audit sur la suppression des demandes

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Documents reliés aux audits sur la suppression des demandes Les dossiers peuvent consister en des renseignements privés, y compris des dossiers médicaux, des registres de paie et des dossiers sur le personnel au sujet de travailleurs ou d’employés de l’entreprise, des dossiers reliés à l’entreprise comme les documents sur les statuts constitutifs, de même que des déclarations, des rapports, des pièces et de la correspondance obtenus durant un audit sur la suppression des demandes.

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

Faciliter les audits sur la suppression des demandes et la prise de décisions reliées à la conformité de l’employeur en matière de déclaration des accidents.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Demandeurs et autres tiers

Conservation et suppression

Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans après la fermeture du dossier en l’absence d’appel 
Hors des lieux – 8 ans
Détruire


Registres de confirmation

Titre Registres de confirmation

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Les registres contiennent des certificats de décès, des registres d’avis de décès obtenus des banques et des gouvernements, des affidavits contenant des renseignements personnels et de la correspondance.

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, L.O. 1997, chap. 16, annexe A, Protocole d’entente avec l’Agence du revenu du Canada

Usages

Effectuer un examen des renseignements pertinents ayant trait à l’admissibilité aux prestations des demandeurs et des survivants.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Demandeurs

Conservation et suppression

Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après que toutes les mesures administratives ont été prises) Des copies papier sont versées au dossier d’indemnisation.
Les registres d’avis de décès sont détruits 30 jours après leur réception.
Hors des lieux – Aucun
Détruire


Dossiers d’enquêtes sur des infractions au Code criminel

Titre Dossiers d’enquêtes sur des infractions au Code criminel

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Dossiers de fraude et de non-conformité ayant trait aux accusations déposées aux termes du Code criminel contre des travailleurs, des employeurs, des fournisseurs et des fournisseurs de services. Les dossiers peuvent contenir des copies d’écrans du ministère des Transports, des renseignements de l’ARC, des renseignements confidentiels ayant trait à des travailleurs et des employés de l’entreprise, des données de facturation du Ministère de la Santé et des Soins de longue durée, des dossiers de soins de santé, des ajouts aux dossiers d’enquête, des déclarations, des rapports, des pièces, de la correspondance, des avis légaux, des enregistrements électroniques de déclarations (divers formats dépendant de l’âge du dossier (p.ex. des enregistrements sur cassette) et des CD.

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

Faciliter l’enquête entreprise conjointement avec la police sur les activités des parties du lieu de travail en rapport avec des accusations portées aux termes du Code criminel.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Demandeurs, employeurs

Conservation et suppression

Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après la fermeture du dossier)
Hors des lieux – 27 ans
Détruire


Dossiers d’accusations pour des infractions au Code criminel

Titre Dossiers d’accusations pour des infractions au Code criminel

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Dossiers de fraude et de non-conformité ayant trait aux accusations déposées aux termes du Code criminel contre des travailleurs, des employeurs, des fournisseurs et des fournisseurs de services. Les dossiers peuvent contenir des copies d’écrans du ministère des Transports, des renseignements de l’ARC, des renseignements confidentiels ayant trait à des travailleurs et des employés de l’entreprise, des données de facturation du Ministère de la Santé et des Soins de longue durée, des dossiers de soins de santé, des ajouts aux dossiers d’enquête, des déclarations, des rapports, des pièces, de la correspondance, des avis légaux, des enregistrements électroniques de déclarations (divers formats dépendant de l’âge du dossier (p.ex. des enregistrements sur cassette) et des CD.

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

Faciliter l’enquête entreprise conjointement avec la police sur les activités des parties du lieu de travail en rapport avec des accusations portées aux termes du Code criminel.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Demandeurs, employeurs

Conservation et suppression

Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après la fermeture du dossier)
Hors des lieux – 27 ans
Détruire


Dossiers de déclaration/dossiers d’enquête – Employeurs et fournisseurs

Titre Dossiers de déclaration/dossiers d’enquête – employeurs

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Dossiers de fraude et de non-conformité ayant trait à des employeurs, des fournisseurs et des fournisseurs de services concernant le processus de déclaration ou d’enquête. Les dossiers peuvent contenir des copies d’écrans du ministère des Transports, des renseignements de l’ARC, des renseignements confidentiels ayant trait à des travailleurs et des employés de l’entreprise, des ajouts aux dossiers d’enquête, des déclarations, des rapports, des pièces, de la correspondance, des enregistrements électroniques de déclarations (divers formats dépendant de l’âge du dossier (p.ex. des enregistrements sur cassette), des CD ainsi que des factures et des rapports liés aux soins de santé.

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

Faciliter l’examen et l’enquête des accusations ayant trait aux allégations d’actes répréhensibles de la part d’employeurs.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Travailleurs et employés de l’entreprise

Conservation et suppression

Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après la fermeture du dossier)
Hors des lieux – 8 ans
Détruire


Dossiers de déclaration/d’enquête – Travailleurs

Titre Dossiers de déclaration/d’enquête – Travailleurs

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Dossiers de fraude et de non-conformité ayant trait au processus de surveillance, de déclaration et d’enquête. Les documents contenus dans les dossiers peuvent consister en des copies d’écrans du ministère des Transports, des renseignements de l’ARC, des documents des dossiers d’indemnisation, des ajouts aux dossiers d’enquête, des déclarations, des rapports, des pièces, de la correspondance et de la surveillance.

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Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travailL.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

Faciliter l’examen et l’enquête des accusations ayant trait aux allégations d’actes répréhensibles de la part de travailleurs.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Demandeurs et autres tiers

Conservation et suppression

Sur les lieux — Jusqu’à l’âge de 65 ans une fois le dossier fermé.
Hors des lieux – Aucun
Détruire


Dossiers d’enquête interne sur des employés

Titre Dossiers d’enquête interne sur des employés

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Les dossiers peuvent contenir des copies d’écrans du ministère des Transports, des renseignements de l’ARC, des renseignements biographiques personnels confidentiels, des renseignements financiers personnels, des dossiers des Ressources humaines, des données, des dossiers de soins de santé, des ajouts aux dossiers d’enquête, des notes, des photographies, des déclarations, des rapports, des pièces, de la correspondance, des avis légaux, des enregistrements électroniques de déclarations (divers formats dépendant de l’âge du dossier (p.ex. des enregistrements sur cassette) et des CD.

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

Documenter les enquêtes internes sur des employés dont les résultats peuvent être les suivants : aucune mesure prise, mesure disciplinaire interne, cessation d’emploi, recours à la police aux fins d’enquête et d’accusation criminelle.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Demandeurs et autres tiers

Conservation et suppression

Sur les lieux – Année civile en cours + 1 an (après la fermeture du dossier)
Hors des lieux – 20 ans
Détruire


Politique Rajustement par suite d’une demande de prestations pour décès

Titre

Politique Rajustement par suite d’une demande de prestations pour décès

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Enquêtes menées en vertu de la politique Rajustement par suite d’une demande de prestations pour décèspour déterminer si une augmentation de prime doit être appliquée au compte de l’employeur et examens des déclarations d’accidents de l’employeur liés aux questions de suppression des demandes. Les documents contenus dans les dossiers peuvent consister en des imprimés, des renseignements privés au sujet des travailleurs et des employés de l’entreprise, des déclarations, des rapports, des pièces et de la correspondance.

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

 Faciliter les enquêtes et la prise de décisions liées à la politique Rajustement par suite d’une demande de prestations pour décès.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Demandeurs, employeurs et tierces parties

Conservation et suppression

Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans après la fermeture du dossier en l’absence d’appel
Hors des lieux – 8 ans
Détruire


Registres du ministère des Transports de l’Ontario

Titre Registres du ministère des Transports de l’Ontario

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Les dossiers peuvent contenir des renseignements personnels confidentiels (p. ex. la date de naissance), des renseignements détaillés sur le permis de conduire, sur le propriétaire du véhicule, sur le numéro de titulaire d’immatriculation et sur la flotte, les adresses antérieures et les condamnations pour conduite avec facultés affaiblies.

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1990 sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, Inquiry of Services Memorandum

Usages

Les Services de réglementation ont accès aux données du ministère des Transports de l’Ontario sur le conducteur, le véhicule et l’assureur pour assumer son rôle en matière de conformité, d’enquête et d’accusation et pour aider à localiser une personne ou une entreprise en rapport avec des infractions aux termes de la Loi et des créanciers.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Demandeurs et autres tiers

Conservation et suppression

Sur les lieux – Dans un délai de 30 jours après la fin de l’utilisation officielle
Hors des lieux – Aucun 
Détruire


Dossiers d’accusation – Employeurs et fournisseurs

Titre Dossiers d’accusation – Employeurs et fournisseurs

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Dossiers de fraude et de non-conformité faisant état des démarches entreprises par les membres du personnel des Services de réglementation pour représenter la CSPAAT en rapport avec des accusations portées contre des employeurs, des fournisseurs et des fournisseurs de services aux termes de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail. Les dossiers contiennent des lettres, des notes de service internes et externes à des avocats, des mandataires et des défendeurs. Les dossiers peuvent également contenir des documents de tribunaux, des documents de recherche, des dossiers de divulgation, des transcriptions, des dossiers médicaux, des copies de chèques, des ententes relatives à des plaidoyers, des documents de motion et des documents d’appel.

Sont exclus : Les dossiers d’accusation concernant des infractions au Code criminel

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

Documenter les actions en justice intentées relativement aux lois et aux règlements comme la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail et la Loi sur les infractions provinciales et conserver les comptes rendus des délibérations devant les cours et les tribunaux.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Travailleurs et employés de l’entreprise

Conservation et suppression

Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après la fermeture du dossier)
Hors des lieux – 27 ans
Détruire


Dossiers d’accusation – Travailleurs

Titre Dossiers d’accusation – Travailleurs

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Dossiers de fraude et de non-conformité comprenant les démarches entreprises par les membres du personnel des Services de réglementation pour représenter la CSPAAT en rapport avec des accusations portées contre des travailleurs aux termes de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail. Les dossiers contiennent des lettres, des notes de service internes et externes à des avocats, des mandataires et des défendeurs. Les dossiers peuvent également contenir des documents de tribunaux, des documents de recherche, des dossiers de divulgation, des transcriptions, des dossiers médicaux, des copies de chèques, des ententes relatives à des plaidoyers, des documents de motion et des documents d’appel.

Sont exclus : Les dossiers d’accusation concernant des infractions au Code criminel

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

Documenter les actions en justice intentées relativement aux lois et aux règlements comme la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, la Loi sur les accidents du travail et la Loi sur les infractions provinciales et conserver les comptes rendus des délibérations devant les cours et les tribunaux.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Demandeurs

Conservation et suppression

Sur les lieux — Jusqu’à l’âge de 65 ans une fois le dossier fermé.
Hors des lieux – Jusqu’au 65e anniversaire de naissance du travailleur
Détruire


Dossiers de surveillance

Titre Dossiers de surveillance

Type

Banque de renseignements personnels

Description

Les dossiers de surveillance sont utilisés par la Division des services de réglementation comme outil d’enquête pour recueillir des renseignements concernant des allégations de non-conformité possible. Les documents contenus dans les dossiers de surveillance peuvent consister en des copies d’écrans du ministère des Transports, des renseignements de l’ARC, des documents de dossiers d’indemnisations, des ajouts aux dossiers d’enquête, des déclarations, des rapports, des pièces, de la correspondance et des enregistrements de surveillance (divers formats dépendant de l’âge du dossier (p. ex. VHS, DVD, fichiers numériques).

Division

Services de réglementation

Autorité légale

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A

Usages

Faciliter la surveillance des allégations d’actes répréhensibles de la part d’un travailleur.

Usagers

Membres du personnel des Services de réglementation

Particuliers visés par la banque

Demandeurs

Conservation et suppression

Sur les lieux — Jusqu’à l’âge de 65 ans une fois le dossier fermé
Hors des lieux — Aucun
Détruire