Services juridiques - Banque de renseignements personnels

BANQUES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Fichiers maîtres des travailleurs atteints de lésions reliées à l’amiante

Titre	Fichiers maîtres des travailleurs atteints de lésions reliées à l’amiante
Type	Banque de renseignements personnels
Description	Dossiers dans le cadre desquels la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) ou son représentant désigné intente au nom des travailleurs une action contre les fabricants faillis de produits contenant de l’amiante. Ces dossiers contiennent de la correspondance, des notes de service, des testaments, des communiqués, des rapports médicaux, des certificats de décès, des procurations, des calculs provisoires des excédents, des copies de documents faisant partie des dossiers d’indemnisation et des copies d’écran de WBS et d’ACES.
Division	Services juridiques
Autorité légale	Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages	Dossiers documentant des poursuites intentées pour recouvrer des sommes de sociétés faillies pour des dossiers reliés à l’amiante.
Usagers	Personnel des Services juridiques
Particuliers visés par la banque	Demandeurs
Conservation et suppression	Sur les lieux – Année civile en cours + 5 ans d’inactivité. Hors des lieux – indéfiniment

Calculs des excédents reliés à l’amiante

Titre	Calculs des excédents reliés à l’amiante
Type	Banque de renseignements personnels
Description	Reliures de référence contenant une copie des calculs des excédents qui ont été effectués lorsque des sommes ont été recouvrées à l’issue d’une poursuite en recours collectif contre des fabricants faillis de produits contenant de l’amiante. Ces reliures contiennent une copie des chèques reçus de sociétés de fiducie à l’intention des demandeurs applicables de même que les notes de service portant sur le calcul des excédents qui donnent le détail du déboursement de ces sommes.
Division	Services juridiques
Autorité légale	Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages	Répondre rapidement aux demandes de renseignements concernant la façon dont les sommes ont été déboursées aux fins de recouvrement dans le cadre d’audits ou de dossiers reliés à l’amiante.
Usagers	Personnel des Services juridiques
Particuliers visés par la banque	Demandeurs
Conservation et suppression	Sur les lieux – Année civile en cours + 5 ans d’inactivité. Hors des lieux – 25 ans Détruire

Dossiers de litige civil

Titre	Dossiers de litige civil
Type	Banque de renseignements personnels
Description	Dossiers ayant trait aux démarches entreprises par les membres du personnel des Services juridiques pour représenter le demandeur ou la CSPAAT dans un litige civil, y compris les appels. Ces dossiers peuvent comprendre des lettres adressées à d’autres avocats, des notes, des renseignements de base, des documents à l’appui, des documents de tribunaux, des rapports d’enquête, des documents de recherche, des transcriptions d’audiences, des décisions, des dossiers médicaux, des rapports d’expertise (médicale, technique, actuarielle, rapports d’évaluation professionnelle, rapports de réadaptation), des dossiers d’enquête du ministère du Travail, des copies des dossiers d’indemnisation de la CSPAAT, des relevés d’emploi , des déclarations de revenus, des notes et des déboursements. Ces dossiers comprennent ce qui suit : Recouvrement de la dette du travailleur ou de l’employeur : Il s’agit de cas où la CSPAAT poursuit le recouvrement d’une dette impayée auprès du travailleur ou de l’employeur. Lésion corporelle et subrogation : Il s’agit de cas où la CSPAAT présente une réclamation en dommages-intérêts contre un tiers qui pourrait être en tort concernant la lésion du travailleur. Travail de défense dans une action civile : Il s’agit de cas où la CSPAAT se défend dans une action civile intentée contre elle par une partie externe. Demandes de contrôle judiciaire : Il s’agit de cas où la CSPAAT répond à une demande déposée au tribunal contre elle par une partie externe.
Division	Services juridiques
Autorité légale	Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages	Des registres sont utilisés pour aider à la gestion d’un litige civil.
Usagers	Personnel des Services juridiques
Particuliers visés par la banque	Demandeurs et autres tiers
Conservation et suppression	Sur les lieux – Année civile en cours + 1 an (après que le dossier est fermé ou que le cas est résolu) Hors des lieux – 29 ans Détruire

Dossiers de saisie-arrêt

Titre	Dossiers de saisie-arrêt
Type	Banque de renseignements personnels
Description	Dossiers de travail ayant trait à une saisie-arrêt des prestations d’un travailleur pour respecter des ordonnances du tribunal ou du gouvernement conformément aux dispositions précisées aux articles 64 et 65 de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail. Ces registres comprennent des lettres, des courriels, des documents protégés par le secret professionnel de l’avocat, des ordonnances du tribunal et des renseignements sur les paiements. Dès que le dossier de travail cesse d’être actif (un an après la fin de la saisie-arrêt), les documents essentiels (ordonnances du tribunal, documents protégés par le secret professionnel de l’avocat) sont versés aux dossiers d’indemnisation papier pour les demandes de prestations d’avant 1990 ou balayés et numérisés dans la section « Aucun accès » pour les demandes d’après 1990. Les autres documents faisant partie des dossiers de travail sont entreposés hors des lieux.
Division	Services juridiques
Autorité légale	Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A, articles 64 et 65.
Usages	Documenter l’historique de la saisie-arrêt faite par la CSPAAT pour se conformer aux ordonnances du tribunal et aux demandes des organismes gouvernementaux conformément aux articles 64 et 65 de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail.
Usagers	Administrateurs des saisies-arrêts de la CSPAAT
Particuliers visés par la banque	Travailleurs blessés faisant l’objet d’une saisie-arrêt par l’ARC, le DRHC ou le BOF.
Conservation et suppression	Sur les lieux – Année civile en cours + 1 an (après la fin de la saisie-arrêt) Détruire

Audiences devant les tribunaux administratifs

Titre	Audiences devant les tribunaux administratifs
Type	Banque de renseignements personnels
Description	Dossiers documentant des griefs et des licenciements d’employés de la CSPAAT, des plaintes relatives aux droits de la personne, des contestations de dossiers d’indemnisation de la part d’employés de la CSPAAT, des processus d’arbitrage, etc. portés devant divers tribunaux administratifs. Ces dossiers contiennent les documents reliés aux griefs, les lettres, les notes, les notes de service, les avis juridiques, les courriels, les décisions rendues dans les dossiers et le procès-verbal des règlements.
Division	Services juridiques
Autorité légale	Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages	Les registres servent à documenter les actions en justice intentées relativement aux lois et aux règlements et à garder les comptes rendus des délibérations devant les cours et les tribunaux.
Usagers	Personnel des Services juridiques
Particuliers visés par la banque	Employés actuels et anciens de la CSPAAT
Conservation et suppression	Sur les lieux – 6 mois (après la fermeture du dossier) Hors des lieux – 20,5 ans Détruire

Dossiers d’indemnisation interterritoriaux

Titre	Dossiers d’indemnisation interterritoriaux
Type	Banque de renseignements personnels
Description	Dossiers d’indemnisation des travailleurs ayant subi des lésions dans d’autres provinces. Les renseignements comportent des avis de lésion du travailleur et de l’employeur, des rapports médicaux, des renseignements sur les paiements et des lettres, des certificats de décès. Ces renseignements comprennent ce qui suit : le nom du travailleur, son adresse, son numéro d’assurance sociale; le numéro de son dossier d’indemnisation; la lésion ou la maladie; le nom et l’adresse de l’employeur et le numéro de l’entreprise; les observations; les tests et les évaluations; les renseignements médicaux et les renseignements sur la demande de prestations, les renseignements sur l’emploi et les gains; les résultats d’enquête; les lettres; la langue de préférence; les renseignements sur le salaire et le versement de prestations; les renseignements socio-économiques; l’information; les renseignements sur le retour au travail; et les renseignements provenant des représentants.
Division	Services juridiques
Autorité légale	Entente interterritoriale et Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages	Évaluer et administrer les versements interterritoriaux reliés aux demandes de prestations des travailleurs; répondre aux demandes de renseignements concernant l’admissibilité; fournir à la direction les données concernant la prestation des programmes; et fournir les renseignements sur les accidents et les coûts pour déterminer les rapports d’évaluation de l’employeur.
Usagers	Les analystes juridiques, les analystes des politiques et le personnel de soutien de la CSPAAT, le Tribunal de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail et les autres commissions des accidents du travail du Canada.
Particuliers visés par la banque	Les travailleurs blessés ou leurs personnes à charge, les employeurs et les tiers des autres provinces et territoires du Canada.
Conservation et suppression	Sur les lieux – Indéfiniment

Avis et conseils juridiques

Titre	Avis et conseils juridiques
Type	Banque de renseignements personnels
Description	Les avis juridiques sont des dossiers qui documentent des conseils, des commentaires et des opinions exprimés par des avocats internes ou externes, concernant des préoccupations et des questions juridiques, des politiques et des pratiques dans la mesure où ils sont liés aux obligations et aux droits légaux de la CSPAAT, à ses programmes et ses fonctions, et à ses clients ou ont un effet sur ceux-ci.
Division	Services juridiques
Autorité légale	Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A, et Loi de 1990 sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31
Usages	Fournir des opinions et des avis juridiques, répondre aux demandes de renseignements, se conformer aux obligations professionnelles des avocats et tenir un registre pour référence et recherche futures.
Usagers	Personnel des Services juridiques
Particuliers visés par la banque	Demandeurs et employés de la CSPAAT
Conservation et suppression	Sur les lieux – 40 ans (après que l’avis a été donné, ou plus tôt à la discrétion d’un avocat des Services juridiques) . Hors des lieux – 10 ans Détruire

Formulaires de cession des prestations d’assurance-automobile – Article 31

Titre	Formulaires de cession des prestations d’assurance-automobile – Article 31
Type	Banque de renseignements personnels
Description	Les compagnies d’assurance présentent des formulaires de cession des prestations d’assurance-automobile (environ 400 par année) à la CSPAAT pour indiquer qu’elles ont versé des prestations à un travailleur dont la demande d’indemnité pour un accident d’automobile pourrait potentiellement être désignée comme un dossier de la CSPAAT. Si la demande est réputée être un dossier de la CSPAAT, la CSPAAT convient de rembourser certains types de prestations à la compagnie d’assurance. Les formulaires de cession des prestations d’assurance-automobile qui se voient attribuer un numéro de dossier de la CSPAAT sont indexés et balayés, et les formulaires papier sont détruits après le balayage. Si aucun dossier de la CSPAAT n’est établi, le formulaire de cession des prestations de l’assurance-automobile (document sans numéro de dossier aux termes de l’article 31 de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail) est gardé pendant la période de conservation prescrite et est ensuite détruit conformément à l’horaire de conservation des dossiers prescrit.
Division	Services juridiques
Autorité légale	Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages	Confirmation de l’entente entre le travailleur, son assureur automobile et la CSPAAT qui prévoit le réacheminement des prestations à l’assureur automobile à titre de remboursement total ou partiel si la demande de prestations à la CSPAAT est par la suite acceptée dans le contexte d’un accident d’automobile.
Usagers	Personnel des Services juridiques
Particuliers visés par la banque	Demandeurs, tiers
Conservation et suppression	Sur les lieux – Année civile en cours + 3 ans Hors des lieux – 4 ans Détruire

Citations à comparaître et mises en demeure Transfe

Titre	Citations à comparaître et mises en demeure
Type	Banque de renseignements personnels
Description	La CSPAAT reçoit des citations à comparaître et des mises en demeure la sollicitant de comparaître devant la cour ou de produire des renseignements sur des dossiers. Les Services juridiques déterminent s’il faut donner suite à la citation à comparaître ou la mise en demeure. Les documents comprennent les dossiers des motions et la correspondance.
Division	Services juridiques
Autorité légale	Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages	Produire des dossiers ou voir à ce que le personnel de la CSPAAT comparaisse devant la cour. Porte habituellement sur des questions reliées aux renseignements sur le dossier d’indemnisation.
Usagers	Personnel des Services juridiques
Particuliers visés par la banque	Demandeurs et autres tiers
Conservation et suppression	Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans Détruire

rt des coûts liés aux dossiers

Titre	Transfert des coûts liés aux dossiers
Type	Banque de renseignements personnels
Description	Registres reliés au transfert des coûts liés aux dossiers contenant la totalité des documents suivants ou certains d’entre eux : lettres adressées aux employeurs concernant le transfert des coûts d’indemnisation et lettres provenant des employeurs à ce sujet; une copie de l’Avis de lésion ou de maladie (employeur); une copie des rapports de police concernant les accidents; une copie des rapports de médecins; une copie de la déclaration de l’employé; l’Avis de lésion ou de maladie (travailleur); les sommaires d’enquêtes; et les notes de service. Il y a « transfert des coûts » aux termes de l’article 84 de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail lorsqu’un travailleur subit une lésion dans le cours de son emploi. On détermine quel employeur de l’annexe 1 devrait assumer les coûts de l’accident.
Division	Services juridiques
Autorité légale	Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A, art. 84.
Usages	Documenter le transfert des coûts d’une demande de prestations conformément aux dispositions prévues à l’article 84 de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail.
Usagers	Experts en transfert des coûts, administrateurs de transfert des coûts, conseillers juridiques, Direction des appels et TASPAAT.
Particuliers visés par la banque	Employeurs et demandeurs
Conservation et suppression	Sur les lieux – 6 mois (après la fermeture du dossier ou le jour où la décision finale est rendue) Hors des lieux – 10 ans Détruire

Observations du TASPAAT – Dossiers de référence

Titre	Observations du TASPAAT – Dossiers de référence
Type	Banque de renseignements personnels
Description	Des observations du TASPAAT sont fournies au tribunal pour aider à clarifier les questions ou à fournir des renseignements de façon à ce qu’une décision soit rendue au sujet des questions en litige. Ces observations (reliées à l’employeur ou au travailleur) ont des applications plus larges (p.ex., l’interprétation d’un article de la Loi).
Division	Services juridiques
Autorité légale	Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages	Aux fins de référence afin d’assurer la cohérence dans le traitement des questions.
Usagers	Personnel des Services juridiques
Particuliers visés par la banque	Demandeurs
Conservation et suppression	Sur les lieux – 2 ans d’inactivité. Hors des lieux – 48 ans Détruire

Dossiers de travail du TASPAAT

Titre	Dossiers de travail du TASPAAT
Type	Banque de renseignements personnels
Description	Les dossiers de travail du TASPAAT contiennent divers documents dont des renseignements reliés aux politiques qui ont été fournis au TASPAAT aux fins de référence concernant des questions en litige; des réponses écrites faisant suite aux demandes de renseignements du TASPAAT; et les décisions rendues par le TASPAAT sont transmises au secteur opérationnel applicable pour qu’elles soient mises en œuvre.
Division	Services juridiques
Autorité légale	Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages	Les observations du TASPAAT et les politiques sont fournies au tribunal pour aider à clarifier les questions ou à fournir des renseignements de façon à ce qu’une décision soit rendue au sujet du litige.
Usagers	Personnel des Services juridiques
Particuliers visés par la banque	Demandeurs
Conservation et suppression	Sur les lieux – Année civile en cours + 1 an (après que la décision du TASPAAT a été rendue) Hors des lieux – 1 an Détruire