Si vous voulez devenir fournisseur de la WSIB, lisez ces renseignements pour obtenir un aperçu de nos politiques et procédures en matière d’approvisionnement afin de garantir une concurrence équitable, ouverte et transparente pour tous les intéressés.
Bienvenue à la WSIB
Avez-vous déjà envisagé de fournir des produits ou des services à la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (WSIB)? Voici quelques questions fréquemment posées accompagnées de leurs réponses pour aider les fournisseurs à démarrer du bon pied.
Quel genre de biens et de services la WSIB achète-t-elle?
La WSIB achète une vaste gamme de produits et de services chaque année, allant d’équipement ou de services d’ordre médical à des solutions infotechnologiques. Ces produits et services sont destinés à être utilisés par les travailleuses et travailleurs qui se blessent ou qui contractent une maladie à cause de leur travail, ou encore, à satisfaire à ses exigences opérationnelles.
Par où commencer si je veux travailler avec la WSIB à titre de fournisseur?
Les possibilités d’affaires avec la WSIB sont énumérées à la page Activités d’approvisionnement. Ces activités sont publiées sous la forme de documents d’approvisionnement, notamment des demandes de propositions, des demandes de prix, etc., qui contiennent des renseignements généraux sur la possibilité. Chaque demande reste affichée sur la page Activités d’approvisionnement pendant une semaine après la date de clôture de la demande. Si vous désirez répondre à une demande de propositions, visitez le site Web de Biddingo pour vous inscrire et télécharger le document nécessaire (en anglais seulement). Des frais sont exigés. Biddingo est un site Web officiel de demande de propositions où vous pouvez consulter et suivre toutes les activités d’approvisionnement de la WSIB.
Code de conduite des fournisseurs
La WSIBa adopté un nouveau Code de conduite des fournisseurs:
- établit des attentes à l’égard des fournisseurs de la WSIB qui reflètent ses valeurs, ses principes et ses normes, notamment :
- la conformité aux lois et aux règlements applicables concernant l’emploi et le travail dans chaque territoire où les fournisseurs exercent leurs activités;
- le maintien de conditions de travail saines, sécuritaires et écologiques;
- le respect, à l’égard des membres du personnel, du droit :
- à une dignité inhérente et à un traitement responsable;
- à un traitement non discriminatoire;
- à une rémunération et à des heures de travail équitables;
- à une protection contre les mauvais traitements et le harcèlement;
- témoigne de notre engagement envers la transparence, l’équité et l’intégrité à l’égard des pratiques commerciales des fournisseurs de la WSIB et de leurs sous-traitants;
- sera signé par les fournisseurs retenus au cours de notre processus d’approvisionnement.
Comment devenir un fournisseur attitré?
Afin de devenir un fournisseur attitré pour un produit ou un service en particulier, vous devez répondre à une demande de document d’approvisionnement et réussir le processus d’évaluation. Le processus d'évaluation varie au besoin. Une liste d’entente de fournisseurs attitrés comprend les fournisseurs retenus à qui on a demandé de soumettre une proposition pour fournir un produit livrable précis et de participer à la deuxième phase du processus de sélection. Le document d'approvisionnement original détermine si l’issue est une entente de fournisseur attitré ou une entente contractuelle unique. Le document précise la durée du contrat et si des possibilités de prolongation de contrat existent.
Quand la WSIB publie-t-elle les attributions de contrat?
Une fois qu’elle signe un contrat avec le ou les fournisseurs retenus, la WSIB avise par écrit tous les fournisseurs non sélectionnés avant de publier l’information relative à l’attribution de contrat sur son site Web et sur Biddingo. La WSIB doit se conformer à la directive sur les données ouvertes du gouvernement de l’Ontario, qui exige la publication des données contractuelles. La WSIB élabore sa politique et s’attend des fournisseurs qu’ils collaborent à sa mise en œuvre.
La WSIB peut-elle tirer profit des ententes contractuelles de la fonction publique de l’Ontario (FPO)?
La WSIB peut tirer profit des ententes contractuelles de la FPO uniquement si le gouvernement l’y a autorisée. La WSIB doit ensuite déterminer si les contrats de la FPO répondent à ses propres exigences. La WSIB fait en sorte que tous les achats de biens et de services soient effectués conformément à la Directive en matière d'approvisionnement de la FPO et à ses ententes applicables ainsi qu’aux directives gouvernementales, qui incluent des principes pour assurer la prise de décisions judicieuses, éthiques, uniformes, équitables et transparentes, dont le résultat économique total est le meilleur.
Qu’est-ce que la WSIB publie sur Biddingo?
La WSIB se sert des processus « sur invitation » et « ouvert » affichés sur Biddingo.
Demandes sur invitation
Les fournisseurs sont invités à répondre à une demande qui vise à fournir les biens ou services dans le cadre d’une activité d’approvisionnement concurrentielle sur invitation. Le nombre minimum de fournisseurs invités est déterminé en fonction de la valeur monétaire de l’approvisionnement.
Activités d’approvisionnement ouvertes
Dans le cadre d'une activité d’approvisionnement concurrentielle ouverte, la WSIB envoie les documents d’approvisionnement au moyen de Biddingo, un système électronique d’appel d’offres qui vise à lancer les possibilités d’approvisionnement. À compter du 1er septembre 2016, la WSIB publiera tous les documents d'approvisionnement concurrentiel au moyen de la plateforme du système électronique d’appel d’offres (SEAO) de Biddingo. Toutes les propositions devront être soumises en utilisant le SEAO.
Pendant combien de temps les documents d’approvisionnement sont-ils publiés?
La WSIB veille à ce que les fournisseurs aient suffisamment de temps pour préparer des réponses de haute qualité à ses documents d’approvisionnement. Le nombre minimal de jours d’affichage des documents d’approvisionnement est indiqué ci-dessous.
Les échéanciers minimums de réponse aux appels d’offres sont fondés sur les valeurs suivantes des approvisionnements (TVH incluse) :
- moins de 100 000 $ — cinq (5) jours civils;
- 100 000 $, mais moins de 500 000 $ — quinze (15) jours civils;
- 500 000 $ et plus — trente (30) jours civils;
- établissement d’une entente avec un fournisseur attitré — trente (30) jours civils.
Cet échéancier de réponse aux appels d’offres est conforme à la politique de la WSIB et à la directive de la FPO qui portent sur l’approvisionnement.
Existe-t-il des exceptions à la publication des possibilités de la WSIB?
Conformément à la Directive en matière d’approvisionnement visant la FPO et aux accords commerciaux, il existe des approvisionnements non concurrentiels (également appelés « exceptions autorisées » ou « appels d’offres limités ») dans le cadre desquels la WSIB peut contacter un ou plusieurs fournisseurs de son choix, à condition qu’elle n’utilise pas cette méthode d’approvisionnement dans le but d’éviter la concurrence entre les fournisseurs ou d’une manière discriminatoire à l’égard des fournisseurs ou protégeant les fournisseurs nationaux. Ces exceptions sont soumises aux approbations appropriées. Voici quelques exemples d’exceptions autorisées :
(i) aucune proposition n’a été soumise ou aucun fournisseur n’a demandé à participer;
(ii) aucune proposition conforme aux exigences essentielles de la documentation d’approvisionnement n’a été soumise;
(iii) aucun fournisseur ne satisfait aux conditions de participation;
(iv) les propositions soumises étaient collusoires, et la WSIB ne modifie pas substantiellement les exigences du document d’approvisionnement;
(v) la fourniture en biens et en services est contrôlée par un fournisseur qui dispose d’un monopole de droit;
(vi) pour assurer la compatibilité avec des biens existants ou pour maintenir des biens spécialisés qui doivent être entretenus par le fabricant de ces biens ou son représentant (à condition qu’ils aient initialement été acquis de manière concurrentielle).
Où un fournisseur envoie-t-il une proposition relative à un document d’approvisionnement?
Les propositions doivent être livrées :
- À l’attention d’un représentant ou d’une représentante de la WSIB.
- À l’adresse suivante*.
- Au plus tard à la date et l’heure indiquées dans le document d’approvisionnement.
*Approvisionnement stratégiques
Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail
Hall principal, Bureau d’information de la WSIB
200, rue Front Ouest, Toronto ON M5V 3J1
Remarque : À compter du 1er septembre 2016, la WSIB publiera tous les documents d'approvisionnement au moyen de la plateforme du système électronique d’appel d’offres (SEAO) de Biddingo. Toutes les propositions devront être soumises électroniquement en utilisant le SEAO. Pour en savoir plus sur le SEAO de Biddingo, veuillez visiter Biddingo ou appeler au 416-756-0955 (en anglais seulement).
Quels sont vos conseils pour rédiger des propositions efficaces?
Posez des questions
- Si vous avez des questions ou nécessitez des précisions après avoir lu soigneusement le document tout entier, vous devez soumettre votre question comme il est indiqué dans le document d’approvisionnement.
- N’appelez pas d’autres personnes-ressources des services de la WSIB, car cela pourrait compromettre votre admissibilité à vous qualifier pour les soumissions.
- Vous devez poser vos questions dans un nombre de jours précisé avant la date de clôture. La date limite pour la soumission de questions sera énoncée clairement dans le document de demande.
- Les questions et réponses sont disponibles dans un addenda fourni à chaque fournisseur qui a choisi de recevoir une copie du document d’approvisionnement.
Organisez votre réponse
- Assurez-vous de suivre les instructions concernant la façon de présenter votre proposition.
- Examinez les modalités et les instructions contenues dans le document d’approvisionnement.
Respectez les exigences d’admissibilité
- Abordez chaque exigence directement en fournissant la preuve qui montre que vous y répondez.
- Seules les propositions qui satisfont aux exigences d’admissibilité seront évaluées de manière plus approfondie.
Décrivez votre façon d’accomplir le travail
- Fournissez une réponse détaillée aux exigences d’évaluation afin de décrire ce que vous feriez et comment vous vous y prendriez si on vous attribuait le contrat.
- Le cas échéant :
- décrivez et étayez le plan de travail que vous proposez ainsi que la méthodologie et les techniques;
- cernez les problèmes que vous prévoyez durant le projet, et précisez les plans de contingence que vous utiliseriez si ces problèmes survenaient;
- déterminez les tâches et les produits livrables, l’échéancier pour l’achèvement ou la livraison ainsi que combien de personnes seront affectées aux diverses tâches.
Penchez-vous sur chaque point
- Penchez-vous sur chaque critère requis directement en apportant suffisamment de renseignements relatifs à la technique et à la gestion.
- Assurez-vous que votre réponse est conforme et concurrentielle.
La WSIB ne peut faire d’hypothèses au sujet de votre proposition. Elle ne peut qu’évaluer les renseignements que vous fournissez.
Remarque : Frais de déplacement des consultants et d’autres entrepreneurs
Les montants proposés pour les frais, notamment de kilométrage, seront sujets aux modalités et aux limites des politiques administratives de la WSIB qui portent sur les frais professionnels, les frais de déplacement et les frais d’hébergement ou à celles indiquées dans les politiques subséquentes, et aux paramètres énoncés dans la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du Conseil de gestion du gouvernement, qui est datée de novembre 2014 et peut être modifiée. Les consultants ou autres entrepreneurs ne seront pas remboursés pour les frais d’accueil, les frais accessoires ou les frais d’alimentation, notamment pour les repas, les collations, les boissons et les pourboires.
Quand puis-je rencontrer la WSIB?
La WSIB s’engage à rester au fait des offres de technologies et de produits, en constante évolution. Le personnel principal peut rencontrer les fournisseurs pour tenir des discussions relatives à l’éducation, à la stratégie ou aux produits. Ces rencontres doivent satisfaire à certaines conditions et sont uniquement possibles quand il n’existe aucune possibilité d’approvisionnement ou d’engagement à laquelle le fournisseur peut désirer participer. Le personnel de la WSIB a le droit de refuser une demande de rencontre.
Comment dois-je soumettre une plainte concernant le processus d’approvisionnement?
La WSIB dispose d’un processus de règlement des différends liés aux soumissions (PDF) pour répondre aux plaintes des fournisseurs qui participent à son processus d’approvisionnement. Ce processus vise à s’assurer que les plaintes concernant l’approvisionnement sont traitées et réglées rapidement et efficacement.
Avez-vous besoin de plus de renseignements?
Pour plus de renseignements sur l’approvisionnement de la WSIB, veuillez communiquer avec le bureau administratif des Achats stratégiques au 416-344-2360.
Au plaisir de faire affaire avec vous!