Ressources humaines - Banque de renseignements personnels

BANQUES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS :

Dossiers sur les comportements violents

Titre Dossiers sur les comportements violents
Type Banque de renseignements personnels
Description Dossiers contenant des renseignements sur des clients (travailleuses ou travailleurs, employeurs, etc.) ayant fait preuve d’antécédents de comportements violents (hurlements, jurons, commentaires sexistes ou racistes). Les renseignements consignés sont les suivants : nom, adresse, numéro de dossier et déclarations au sujet du comportement nuisible du travailleur.
Division Ressources humaines
Autorité légale Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages Données utilisées par l’équipe de sécurité et les gestionnaires de cas de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT)
Usagers Personnel du bureau de sécurité et du secteur opérationnel
Particuliers visés par la banque Travailleurs, employeurs et tierces parties
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours + 5 ans (de comportement approprié du demandeur) 
Hors des lieux - Aucun 
Détruire

Centre de santé en milieu de travail – Registres de santé des employés

Titre Centre de santé en milieu de travail – Registres de santé des employés
Type Banque de renseignements personnels
Description Les données comprennent les dossiers médicaux des employés de la CSPAAT qui se rendent au poste de secours supervisé par l’infirmière en santé du travail. Ces documents peuvent comprendre ce qui suit : dossiers médicaux tenus par l’infirmière en santé du travail, notes d’évolution médicales, notes et rapports médicaux, questionnaires sur la santé, renseignements personnels confidentiels, résultats de tests de laboratoire et correspondance connexe. Ces dossiers peuvent comprendre des cartes médicales des employés (d’avant 1989) contenant des notes médicales.
Division Ressources humaines
Autorité légale Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, et Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, L.O. 2004, chap. 3, annexe A
Usages Consigner les renseignements sur les services de santé fournis à tout employé de la CSPAAT. Consigner les renseignements reçus par la CSPAAT.
Usagers Membres du personnel du Centre de santé en milieu de travail
Particuliers visés par la banque Employés actuels et anciens de la CSPAAT
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours + 1 an (après la cessation d’emploi ou le décès) 
Hors des lieux - 49 ans 
Détruire

Centre de santé en milieu de travail – Dossiers d’invalidité de courte durée et d’invalidité de longue durée

Titre Centre de santé en milieu de travail – Dossiers d’invalidité de courte durée et d’invalidité de longue durée
Type Banque de renseignements personnels
Description Les données comprennent les dossiers médicaux des employés de la CSPAAT qui reçoivent des prestations d’invalidité de courte durée ou de longue durée en raison d’une invalidité non causée par un accident indemnisable. L’assureur invalidité de longue durée externe verse les prestations d’assurance à l’employé. La liste des données comprend des documents créés par suite de la prescription de traitements, des rapports médicaux ou consultatifs, de notes médicales, des demandes de prestations pour invalidité de courte durée ou de longue durée et des documents connexes de l’assureur invalidité de longue durée ainsi que la correspondance connexe. Ils comprennent ce qui suit : le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, les renseignements socio-économiques, l’âge, le sexe, l’état civil, la situation familiale, le niveau de scolarité, les antécédents professionnels, les rapports médicaux, les notes d’entrevue, les résultats des tests de compétences professionnelles et les résultats d’évaluation physique et en atelier.
Division Ressources humaines
Autorité légale Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, et Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, L.O. 2004, chap. 3, annexe A
Usages Consigner les services de soins et de réadaptation qu’ont reçus les employés de la CSPAAT ainsi que les services médicaux continus et de suivi, au besoin. Ces données visent à réduire les difficultés associées à l’invalidité et à faciliter le retour au travail.
Usagers Membres du personnel du Centre de santé en milieu de travail
Particuliers visés par la banque Employés actuels et anciens de la CSPAAT
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours + 1 an (après la cessation d’emploi, le décès ou le retour au travail) 
Hors des lieux - 49 ans 
Détruire

Griefs et arbitrage

Titre Griefs et arbitrage
Type Banque de renseignements personnels
Description Registres d’administration des griefs, des recours à l’arbitrage et des décisions rendues par la CSPAAT à l’interne. Les registres trouvés dans les sous-listes peuvent avoir été créés à n’importe quelle étape du processus de grief et d’arbitrage, allant de la présentation d’un grief jusqu’à la décision arbitrale. Ces registres contiennent des lettres, des copies des griefs, des documents juridiques, des notes, des décisions et des documents liés au règlement.
Division Ressources humaines
Autorité légale Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A, Loi sur la négociation collective des employés de la Couronne
Usages Consigner la procédure de règlement des griefs en vue du règlement des questions en litige, y compris l’arbitrage.
Usagers Le personnel des ressources humaines et les chefs de service
Particuliers visés par la banque Les employés de la CSPAAT qui présentent un grief officiel.
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours + 1 an (après la conclusion du grief) 
Hors des lieux - 20 ans 
Détruire

Formation sur la santé et la sécurité - Cours

Titre Formation sur la santé et la sécurité - Cours
Type Registres de catégorie générale
Description Registres liés à la formation en santé et sécurité destinée aux employés de la CSPAAT, notamment la formation en premiers soins, la formation à l’agrément, la formation au Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail, la formation liée au transport des marchandises dangereuses et les cours de gestion de la santé et sécurité. Ces registres comprennent les registres de présence des employés ainsi que les résultats des tests, les rapports d’évaluation et les commentaires.
Division Ressources humaines
Autorité légale Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages Favoriser l’administration de la formation en santé et sécurité fournie aux employés de la CSPAAT.
Usagers Personnel des ressources humaines
Particuliers visés par la banque Employés actuels et anciens de la CSPAAT
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après la formation)
Hors des lieux - 18 ans 
Détruire

Rapports d’incidents

Titre Rapports d’incident – Centre de santé en milieu de travail
Type Registres de catégorie générale
Description Les avis d’incidents et de lésions et les autres registres liés aux incidents, aux accidents et aux lésions qui nécessitent des soins médicaux
Division Ressources humaines
Autorité légale Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages Conserver les rapports de tous les incidents et de toutes les lésions que subissent les employés de la CSPAAT.
Usagers Membres du personnel du Centre de santé en milieu de travail
Particuliers visés par la banque Employés actuels et anciens de la CSPAAT
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après l’enquête)
Hors des lieux - 8 ans
Détruire

Dossiers d’indemnisation individuels - Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (employés de la CSPAAT)

Titre Dossiers d’indemnisation individuels — Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (employés de la CSPAAT) — copies envoyées aux employeurs
Type Banque de renseignements personnels
Description Les séries concernent les employés de la CSPAAT qui ont subi une lésion reliée au travail au cours de leur emploi. La lésion peut entraîner ou non une interruption de travail. Les séries peuvent comprendre un avis d’accident et tous les formulaires connexes, les avis des employés (CSPAAT), les formulaires Détermination des capacités fonctionnelle et la correspondance connexe. 

Remarque : Il s’agit d’un dossier de base. Le dossier d’indemnisation complet est conservé dans le système WBS (équipe des dossiers des employés de la Commission).
Division Ressources humaines
Autorité légale Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages Administrer les demandes de prestations présentées par les employés de la CSPAAT.
Usagers Membres du personnel du Centre de santé en milieu de travail
Particuliers visés par la banque Employés actuels et anciens de la CSPAAT
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours + 1 an (après la cessation d’emploi ou le décès) 
Hors des lieux - 49 ans 
Détruire

Dossiers des employés individuels

Titre Dossiers des employés individuels
Type Banque de renseignements personnels
Description Les registres comprenant les antécédents professionnels des employés à traitement fixe ou non ainsi que des étudiants salariés. Les registres peuvent comprendre la candidature de l’employé, les formulaires d’inscription à l’assurance collective, les pouvoirs de nomination, de serment et d’affirmations, les lettres de nomination, les plans d’adaptation de l’emploi ou de retour au travail, les documents à l’appui concernant les présences ainsi que les lettres disciplinaires. Ils peuvent aussi comprendre des évaluations du rendement, des photographies, des documents de sortie, des autorisations d’aide aux études, des autorisations de retenues salariales, des registres liés aux absences de l’employé et à son absentéisme en raison de vacances, de maladies ou d’absences spéciales, des documents sur les avantages sociaux et les pensions ainsi que tout autre document approprié.
Dans le cas des employés décédés de la CSPAAT, comprend également : la correspondance et les formulaires d’assurance-vie, les certificats de décès, les documents liés aux cotisations à la caisse de retraite et d’autres documents connexes.

Remarque : Les lettres disciplinaires doivent être retirées du dossier et détruites 18 mois après la date de la lettre, si le dossier personnel de l’employé ne mentionne aucune offense semblable au cours de cette période. 

Remarque : Tous les accidents et incidents qui comprennent une interruption de travail ou des soins de santé doivent être déclarés à la CSPAAT.
Division Ressources humaines
Autorité légale Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages Faire des recherches sur les antécédents d’anciens employés en vue d’un rengagement et répondre aux questions concernant la vérification des références, le salaire et les avantages sociaux.
Usagers Personnel des ressources humaines
Particuliers visés par la banque Employés à traitement fixe ou non ainsi que les étudiants salariés
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après la cessation d’emploi) 
Hors des lieux - 48 ans 
Détruire

Dossiers sur la sécurité (Renseignements généraux)

Titre Dossiers sur la sécurité (Renseignements généraux)
Type Banque de renseignements personnels
Description Les dossiers sur les demandeurs qui ont fait preuve d’un comportement nuisible dans leurs relations avec des employés de la CSPAAT, que ce soit par téléphone, par écrit ou en personne. Certains d’entre eux reçoivent une lettre d’avertissement mentionnant l’incident, alors que d’autres reçoivent une lettre recommandée visant à restreindre leur accès à la CSPAAT. Les restrictions peuvent s’appliquer aux appels téléphoniques, aux visites aux bureaux de la CSPAAT permises sur rendez-vous seulement ou interdites (sinon on appelle la police), aux relations permises seulement par l’intermédiaire d’un représentant autorisé ou du bureau de la sécurité.
Division Ressources humaines
Autorité légale Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages Consigner les perturbations aux bureaux de la CSPAAT et pour prévenir de nouvelles perturbations. Évaluer la gravité du comportement nuisible et déterminer s’il convient de donner un avertissement aux requérants au comportement nuisible ou de restreindre leur accès à la CSPAAT.
Usagers Personnel des ressources humaines, du secteur opérationnel et du bureau de sécurité
Particuliers visés par la banque Demandeurs
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours + 5 ans (de comportement approprié du demandeur) 
Hors des lieux - Aucun 
Détruire

Concours pour la dotation en personnel

Titre Concours pour la dotation en personnel
Type Banque de renseignements personnels
Description Registres liés aux concours pour la dotation en personnel. Comprennent ce qui suit : les approbations exigées pour commencer les concours; les descriptions d’emploi; l’affichage d’offre d’emploi à l’interne; les annonces d’offre d’emploi à l’externe (s’il y a lieu); les demandes d’emploi, les lettres de présentation et les curriculum vitae; la liste des candidats (par ex., liste préliminaire ou liste des personnes qualifiées s’il y a lieu); le numéro d’autorisation de sécurité et la date du document (s’il y a lieu); les échantillons de travail (questions, guide de notation, réponses et notes des candidats); les résultats du candidat à tout autre test (s’il y a lieu); les listes du panel d’embauche; l’horaire des entrevues; les modèles d’entrevue (questions, réponses suggérées, réponses des candidats, résultat des candidats); le consentement écrit des candidats à la vérification des références; les renseignements obtenus lors de la vérification des références (questions, réponses); le sommaire de la décision de la sélection avec explication et commentaires; la correspondance avec les candidats, y compris les lettres d’offre ou de refus s’il y a lieu.
Division Personnel des ressources humaines et chefs de service responsables
Autorité légale Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages Consigner le processus d’embauche et fournir des données statistiques. De plus, consigner le processus de recrutement au sein de la CSPAAT.
Usagers Personnel des ressources humaines et d’équité en matière d’emploi, directeurs responsables, agents des droits de la personne et auditeurs.
Particuliers visés par la banque Les personnes qui ont présenté une demande d’emploi à la CSPAAT.
Conservation et suppression Sur les lieux – 1 an 
Hors des lieux - 7 ans 
Détruire

Dossiers sur la pension des employés licenciés

Titre Dossiers sur la pension des employés licenciés
Type Banque de renseignements personnels
Description Registres liés aux anciens employés de la CSPAAT qui ont été licenciés avant la retraite et qui ne sont pas admissibles à une pension de la CSPAAT.

Ces documents peuvent comprendre : Les renseignements sur le salaire de l’employé, le formulaire de désignation du bénéficiaire, les documents du système d’administration de la pension des bénéficiaires, les documents de contrôle des entrées et sorties, les documents de travail sur le calcul des pensions, les relevés annuels des pensions, des copies des certificats de naissance et de mariage, des copies des feuillets TD2, les renseignements financiers connexes, les ententes sur l’immobilisation, les formulaires d’option et diverses lettres et notes de service.
Division Ressources humaines
Autorité légale Règlement 455/97 de la Loi sur les régimes de retraite, L.R.O. 1990, et au règlement 909 de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada)
Usages Consigner et valider les pensions versées aux anciens employés, conformément au règlement 455/97 de la, Loi sur les régimes de retraite, L.R.O. 1990, et au règlement 909 de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada).
Usagers Personnel des ressources humaines
Particuliers visés par la banque Anciens employés de la CSPAAT
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après le licenciement) 
Hors des lieux - 48 ans 
Destruction sur approbation du Service des pensions

 

Dossiers de menaces, de violence ou de harcèlement criminel

Titre Dossiers de menaces, de violence ou de harcèlement criminel
Type Banque de renseignements personnels
Description Dossiers de menaces, de violence ou de harcèlement criminel (qui font presque toujours l’objet d’une intervention policière). Ces incidents sont si graves que le personnel de sécurité tient à toujours conserver un registre des activités.
Division Ressources humaines
Autorité légale Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages Registres utilisés par l’équipe de sécurité et les gestionnaires de cas de la CSPAAT
Usagers Personnel du secteur opérationnel et équipe du bureau de sécurité
Particuliers visés par la banque Les personnes qui ont fait des menaces ou du harcèlement ou qui ont eu un comportement violent.
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours (après le décès du demandeur) 
Hors des lieux - Aucun 
Détruire

 

Soumission non sollicitée de candidatures et de curriculum vitae

Titre Soumission non sollicitée de candidatures et de curriculum vitae
Type Banque de renseignements personnels
Description Les documents consistent en candidatures non sollicitées qui ne sont pas examinées en vue de la dotation d’un poste ainsi que les curriculum vitae externes soumis pour un emploi qui n’a pas fait l’objet d’une annonce d’offre d’emploi. Ils peuvent aussi comprendre une lettre d’accusé-réception de la CSPAAT.
Division Ressources humaines
Autorité légale Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A
Usages Fournir les candidatures et curriculum vitae aux personnes responsables de l’embauche si elles ne peuvent pas pourvoir un poste vacant au moyen des processus de recrutement et de sélection internes.
Usagers Personnel des ressources humaines
Particuliers visés par la banque Les tierces parties qui ont soumis leur curriculum vitae pour un emploi sans répondre à une annonce d’offre d’emploi.
Conservation et suppression Détruire

Dossiers de plainte pour harcèlement, violation des droits de la personne, actes répréhensibles et conflits d’intérêts au travail

Titre Dossiers de plainte pour discrimination et harcèlement et violation des droits de la personne au travail
Type Banque de renseignements personnels
Description Registres liés aux plaintes officielles faites par le personnel de la CSPAAT, y compris le déroulement de l’incident et la description du contexte, la correspondance syndicale, la correspondance juridique et les rapports d’enquête.
Division Ressources humaines
Autorité légale Code des droits de la personne, Loi sur la santé et la sécurité au travail
Usages Mener une enquête et résoudre les infractions au Code des droits de la personne de l’Ontario, à la Loi sur la santé et la sécurité au travail ou aux politiques de la CSPAAT. Conserver le déroulement des plaintes, les rapports d’enquête et les résultats.
Usagers  Personnel des ressources humaines
Particuliers visés par la banque Les employés et les requérants qui demandent le règlement des questions de discrimination perçue ou de harcèlement, ou qui déposent une plainte au Tribunal des droits de la personne de l’Ontario ou au ministère du Travail. 
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après la fermeture du dossier) 
Hors des lieux - 8 ans 
Détruire

Dossiers de pensionnés de la CSPAAT

Titre Dossiers de pensionnés de la CSPAAT
Type Banque de renseignements personnels
Description Registres liés aux dossiers de pension de la CSPAAT et des associations pour la sécurité au travail des pensionnés individuels, y compris : 

Dossiers de pension de la CSPAAT : Le matériel peut inclure ce qui suit : les renseignements sur le salaire de l’employé, le formulaire de désignation du bénéficiaire, les documents du système d’administration de la pension des bénéficiaires, les documents de contrôle des entrées et sorties, les documents de travail sur le calcul de la pension, les relevés annuels de pension, des copies des certificats de naissance et de mariage, les formulaires de déclaration de revenus TD1, les formulaires d’assurance-vie collective et les diverses lettres et notes de service liées au pensionné.

Dossiers de pension de survivant : Dossiers de pension des conjoints ou des survivants des employés ou pensionnés de la CSPAAT ou des associations pour la sécurité au travail décédés.

Dossiers de pension acquise : Les dossiers conservés des anciens employés de la CSPAAT ou des associations pour la sécurité au travail admissibles à une pension à l’âge de 65 ans.
Division Ressources humaines
Autorité légale Règlement 455/97 de la Loi sur les régimes de retraite, L.R.O. 1990, et au règlement 909 de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada)
Usages Consigner et valider les pensions versées aux pensionnés, aux survivants des employés décédés et aux anciens membres du régime de retraite de la CSPAAT ou des associations pour la sécurité au travail.
Usagers Ressources humaines
Particuliers visés par la banque Employés retraités de la CSPAAT et leurs survivants
Employés retraités des associations pour la sécurité au travail et leurs survivants
Conservation et suppression Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans (après que la pension n’est plus payable) 
Hors des lieux - 48 ans 
Destruction sur approbation du Service des pensions